Dokumentni sistemi

Rešitev za upravljanje poslovnih procesov in vseh vrst dokumentov.

digitalizacija poslovnih procesov
zagotavlja zakonsko skladnost
elektronski podpis in e-arhiv

BusinessConnect in GovernmentConnect

Rešitvi za celovito brezpapirno poslovanje BusinessConnect, namenjena gospodarskim subjektom, in GovernmentConnect, namenjena javnemu sektorju sta sodobni, varni, modularni in uporabniško naravnani rešitvi za podporo vodenja dokumentarnega gradiva in nadzora poslovnih procesov. Združujeta najboljše prakse iz poslovnega okolja in javne uprave.

Omogočata:

✔ evidentiranje dokumentov,
✔ realizacijo različnih poslovnih procesov,
✔ hranjenje digitalnih dokumentov in
✔ elektronsko izmenjavo digitalno podpisanih dokumentov.

Zasnovani sta skladno s SOA arhitekturo in v praksi omogočata učinkovito vodenje dokumentacije v organizaciji, generično povezovanje z raznovrstnimi sistemi, saj nudita dobro dokumentirane spletne vmesnike, ki zagotavljajo poljubno dokumentno-procesno integracijo s strankinimi zalednimi sistemi.

Moduli rešitev

Vložišče

Z digitalizacijo vhodne pošte poskrbite, da prava vsebina vselej najde pravega naslovnika.

Preberi več
Upravljanje pogodb

Izboljšajte življenjski cikel upravljanja pogodb in zmanjšajte tveganja.

Preberi več
Likvidacija knjigovodskih listin

O tem, kako se boste lotili procesa likvidacije, odločate vi.

Preberi več
Nabava

Nabavne procese povežite pod eno streho in prepolovite operativne stroške.

Preberi več
Vodenje sestankov

Da bodo produktivni sestanki na koncu res produktivni.

Preberi več
Kadrovanje

Vaše podjetje brez kadrovske funkcije ne more delovati. Poenostavite ji delo.

Preberi več
Vodenje sistema kakovosti

Prednosti, ki jih prinese sistem vodenja kakovosti na podlagi zahtev ISO standardov, se kažejo v boljši preglednosti organizacije in procesni urejenosti, boljšem izkoriščanju virov in v večjem zadovoljstvu njihovih odjemalcev.

Preberi več
E-arhiv

Zakonsko skladna elektronska hramba

Preberi več
Digitalni podpis

Digitalna identiteta posameznika, ki zagotavlja verodostojnost digitalnih dokumentov.

Preberi več
Integracija z zalednimi sistemi (ERP, CRM,...)

Elektronsko upravljanje dokumentov brez možnosti integracije je le polovica rešitve.

Preberi več
Rešitev za brezpapirno poslovanje občin

Podpira popolno digitalizacijo pisarniškega poslovanja. Zagotavlja učinkovito vodenje upravnega postopka, drugih uradniških opravil in zakonsko skladno e-hrambo.

Preberi več
Odgovori na najpogostejša vprašanja o digitalizaciji poslovanja in rešitvi za brezpapirno poslovanje.  
PREBERITE VEČ
 

Vsa mnenja

Informativna ponudba za najem rešitve BusinessConnect Preverite...

Izpolnite spodnji obrazec in si zagotovite brezplačni informativni izračun za rešitev za brezpapirno poslovanje po meri vašega podjetja.

Prosimo še za spodnje podatke, da vam lahko posredujemo izračun.


Spoštovani,

skladno v vašimi podatki v spodnjem obrazcu vam bomo poslali informativno ponudbo, na osnovi katere predlagamo usklajevalni sestanek z vami, da skupaj preverimo vaše zahteve ter jih podrobneje opredelimo v ponudbi.

Ponudbo bomo funkcionalno popolnoma prilagodili vašim potrebam, kjer boste dobili točno to, kar boste želeli imeti podprto v vaših procesih.

D

Kako do rešitve?

Ocenite število uporabnikov

Navedite vsebinska področja

Pošljite povpraševanje

Dokumentni sistem prinaša varnost, red in učinkovitost

Kratek vodnik za podjetja, kako najbolj optimalno do dokumentnega sistema

Pojasnjujemo osnovna vprašanja za podjetja, ki se soočajo z izzivi, kako učinkoviteje in hitreje upravljati z dokumenti, ter zato razmišljajo, ali je dokumentni sistem pravi odgovor na njihove potrebe.

Kdaj je za podjetje pravi čas, da vpelje dokumentni sistem (DMS)?

Simptomi, da podjetje nujno potrebuje dokumentni sistem, so vsaj trije:

  • Ko se zaposlenim razmeroma pogosto dogaja, da ne najdejo želenega dokumenta oziroma ga morajo iskati.
  • Ko je čas v procesu papirologije oziroma urejanja dokumentov znatno predolg.
  • Ko zaposleni večkrat pretipkavajo podatke iz dokumentov v različne aplikacije.

Vsi ti znaki so pokazatelj, da ima podjetje oziroma organizacija že tako kompleksne in številne procese, da je delokrog dokumentov razmeroma dolg. Pri tem pa ne zadošča več, da se v podjetju zgolj zabeleži podatke o vhodni pošti.

Koliko časa traja postopek vpeljave dokumentnega sistema v podjetje?

Izkušnje kažejo, da so za implementacijo enega modula potrebni trije meseci.

Obenem pa izkušnje Avtentine ekipe, ki skrbi za implementacijo modulov dokumentnega sistema (DMS) kažejo, da hitrost uvajanja določa predvsem naročnik. Od njega je namreč odvisno, kako hitro in temeljito pripravi potrebne šifrante, predloge dokumentov …

Opozoriti je potrebno še, da na čas, ki je potreben za uspešno implementacijo dokumentnega sistema, vpliva tudi, ali je potrebna integracija z zaledno aplikacijo. Za ta proces je odgovoren izvajalec, ki skrbi za omenjeno aplikacijo. Avtentina ekipa ima sicer številne izkušnje in dobre odnose z najrazličnejšimi razvijalci in skrbniki aplikacij, kar je pomemben dejavnik, ki lahko pospeši hitrost pri procesu.

Ali se module za dokumentni sistem uvaja hkrati ali postopno?

Pravila ni. Na Avtenti smo zelo profesionalna ekipa z dolgoletnimi izkušnjami in številnimi uspešno izpeljanimi projekti, zato znamo stranki svetovati, kako naj se loti projekta. Vedno delamo v interesu stranke in zato zanjo iščemo najbolj optimalne načine. Pri tem upoštevamo tudi razpoložljivost kadrov pri naročniku.

Če pa iz številnih projektov poskusimo izluščiti najpogostejše prakse, potem najpogosteje implementacijo modulov Vložišče in Likvidacija vhodnih faktur izpeljemo hkrati. Ostale module lahko praviloma implementiramo ločeno.

Seveda pa je potrebno poudariti, da je pomemben dejavnik pri tem tudi integracija z zalednimi sistemi, ki jih ima stranka. Ti namreč ključno določajo, ali je potrebno istočasno integrirati več modulov dokumentnega sistema.

Kaj prinaša dokumentni sistem organizaciji oziroma podjetju?

Najbolj jedrnat odgovor: Učinkovitost, varnost in red.

Z uporabo dokumentnega sistema se sprostijo delovne obveznosti zlasti za osnovna opravila in osnovne delovne procese. Ti zaposleni se lahko posvetijo procesom z večjo dodano vrednostjo. Prav tako je pomemben trajnostni vidik pri skrbi za okolje. Tiskanje papirja se z uporabo dokumentnega sistema občutno zmanjša, dokumente se namreč pošilja po elektronski poti.

Prav tako ni več situacij, ko se išče, kje v podjetju je obtičal določen dokument in kdo ga še ni podpisal. V dokumentnem sistemu so popolnoma transparentno urejeni procesi in se vsak trenutek vidi, pri kom je dokument. Prav tako dokumentni sistem odlikuje funkcionalnost, ki uporabnike opozarja na roke. Uporabniki so pravočasno obveščeni, kdaj poteče veljavnost dokumenta ali kdaj je treba pogodbo podaljšati. Tega s papirnatimi dokumenti nobena organizacija ne more zanesljivo upravljati.

Praktično enako zapleteno je voditi klasičen papirnati arhiv dokumentov in po klasifikacijskem načrtu skrbeti za uničevanje dokumentov po zakonsko predpisanih 20 letih.

Koliko se lahko dokumentni sistem prilagodi potrebam in navadam naročnika?

Avtenta skrbi za dokumentni sistem BusinessConnect. Njegova odlika je konfigurabilnost, torej je sestavljiv iz več različnih modulov, ter prilagodljiv strankinim potrebam in navadam. Seveda pa strankam svetujemo, glede na izkušnje pri najboljših podjetjih, ki uporabljajo dokumentni sistem BC, kako najbolj optimalno implementirati standardne procese.

Kako varno je poslovanje z uporabo dokumentnega sistema?

Dokumentni sistem BC je spletna aplikacija, ki deluje znotraj mreže podjetja oziroma organizacije. Podjetje za varno delovanje dokumentnega sistema uporablja enake zaščitne ukrepe kot za druge aplikacije, ki jih uporablja. Če uporabnik dostopa do dokumentnega sistema od zunaj, potrebuje za to VPN oddaljen dostop.

Ali je dokumentni sistem znak prestiža?

Dokumentni sistem je predvsem znak digitalizacije procesov v podjetju, urejenosti delovnih procesov in zavedanja, da je učinkovitost v podjetju pomembna.

Zanimivi članki o dokumentnih sistemih

Prilagojen, nadgrajen in razvit za potrebe odvetnikov!
Preberi več
Odslej lahko več sodelavcev sočasno ureja wordove dokumente
Preberi več
Možnost za podpisovanje dokumentov na telefonih
Preberi več

Kontaktirajte nas

Igor Stojčević Prodaja e-poslovnih rešitev
T M +386 40 586 486 igor.stojcevic@avtenta.si

Saša Špolar Prodaja e-Poslovnih rešitev za občine
T +386 1 5836 800 M +386 41 777 607 sasa.spolar@avtenta.si

X

Ne zamudite naših novic

Sporočila pošiljamo enkrat mesečno, nanašajo pa se na nove zapise, priročnike, dogodke in druge koristne vsebine s področja dokumentnih sistemov in SAP rešitev.