Dokumentni sistem prinaša varnost, red in učinkovitost
Kratek vodnik za podjetja, kako najbolj optimalno do dokumentnega sistema
Pojasnjujemo osnovna vprašanja za podjetja, ki se soočajo z izzivi, kako učinkoviteje in hitreje upravljati z dokumenti, ter zato razmišljajo, ali je dokumentni sistem pravi odgovor na njihove potrebe.
Kdaj je za podjetje pravi čas, da vpelje dokumentni sistem (DMS)?
Simptomi, da podjetje nujno potrebuje dokumentni sistem, so vsaj trije:
- Ko se zaposlenim razmeroma pogosto dogaja, da ne najdejo želenega dokumenta oziroma ga morajo iskati.
- Ko je čas v procesu papirologije oziroma urejanja dokumentov znatno predolg.
- Ko zaposleni večkrat pretipkavajo podatke iz dokumentov v različne aplikacije.
Vsi ti znaki so pokazatelj, da ima podjetje oziroma organizacija že tako kompleksne in številne procese, da je delokrog dokumentov razmeroma dolg. Pri tem pa ne zadošča več, da se v podjetju zgolj zabeleži podatke o vhodni pošti.
Koliko časa traja postopek vpeljave dokumentnega sistema v podjetje?
Izkušnje kažejo, da so za implementacijo enega modula potrebni trije meseci.
Obenem pa izkušnje Avtentine ekipe, ki skrbi za implementacijo modulov dokumentnega sistema (DMS) kažejo, da hitrost uvajanja določa predvsem naročnik. Od njega je namreč odvisno, kako hitro in temeljito pripravi potrebne šifrante, predloge dokumentov …
Opozoriti je potrebno še, da na čas, ki je potreben za uspešno implementacijo dokumentnega sistema, vpliva tudi, ali je potrebna integracija z zaledno aplikacijo. Za ta proces je odgovoren izvajalec, ki skrbi za omenjeno aplikacijo. Avtentina ekipa ima sicer številne izkušnje in dobre odnose z najrazličnejšimi razvijalci in skrbniki aplikacij, kar je pomemben dejavnik, ki lahko pospeši hitrost pri procesu.
Ali se module za dokumentni sistem uvaja hkrati ali postopno?
Pravila ni. Na Avtenti smo zelo profesionalna ekipa z dolgoletnimi izkušnjami in številnimi uspešno izpeljanimi projekti, zato znamo stranki svetovati, kako naj se loti projekta. Vedno delamo v interesu stranke in zato zanjo iščemo najbolj optimalne načine. Pri tem upoštevamo tudi razpoložljivost kadrov pri naročniku.
Če pa iz številnih projektov poskusimo izluščiti najpogostejše prakse, potem najpogosteje implementacijo modulov Vložišče in Likvidacija vhodnih faktur izpeljemo hkrati. Ostale module lahko praviloma implementiramo ločeno.
Seveda pa je potrebno poudariti, da je pomemben dejavnik pri tem tudi integracija z zalednimi sistemi, ki jih ima stranka. Ti namreč ključno določajo, ali je potrebno istočasno integrirati več modulov dokumentnega sistema.
Kaj prinaša dokumentni sistem organizaciji oziroma podjetju?
Najbolj jedrnat odgovor: Učinkovitost, varnost in red.
Z uporabo dokumentnega sistema se sprostijo delovne obveznosti zlasti za osnovna opravila in osnovne delovne procese. Ti zaposleni se lahko posvetijo procesom z večjo dodano vrednostjo. Prav tako je pomemben trajnostni vidik pri skrbi za okolje. Tiskanje papirja se z uporabo dokumentnega sistema občutno zmanjša, dokumente se namreč pošilja po elektronski poti.
Prav tako ni več situacij, ko se išče, kje v podjetju je obtičal določen dokument in kdo ga še ni podpisal. V dokumentnem sistemu so popolnoma transparentno urejeni procesi in se vsak trenutek vidi, pri kom je dokument. Prav tako dokumentni sistem odlikuje funkcionalnost, ki uporabnike opozarja na roke. Uporabniki so pravočasno obveščeni, kdaj poteče veljavnost dokumenta ali kdaj je treba pogodbo podaljšati. Tega s papirnatimi dokumenti nobena organizacija ne more zanesljivo upravljati.
Praktično enako zapleteno je voditi klasičen papirnati arhiv dokumentov in po klasifikacijskem načrtu skrbeti za uničevanje dokumentov po zakonsko predpisanih 20 letih.
Koliko se lahko dokumentni sistem prilagodi potrebam in navadam naročnika?
Avtenta skrbi za dokumentni sistem BusinessConnect. Njegova odlika je konfigurabilnost, torej je sestavljiv iz več različnih modulov, ter prilagodljiv strankinim potrebam in navadam. Seveda pa strankam svetujemo, glede na izkušnje pri najboljših podjetjih, ki uporabljajo dokumentni sistem BC, kako najbolj optimalno implementirati standardne procese.
Kako varno je poslovanje z uporabo dokumentnega sistema?
Dokumentni sistem BC je spletna aplikacija, ki deluje znotraj mreže podjetja oziroma organizacije. Podjetje za varno delovanje dokumentnega sistema uporablja enake zaščitne ukrepe kot za druge aplikacije, ki jih uporablja. Če uporabnik dostopa do dokumentnega sistema od zunaj, potrebuje za to VPN oddaljen dostop.
Ali je dokumentni sistem znak prestiža?
Dokumentni sistem je predvsem znak digitalizacije procesov v podjetju, urejenosti delovnih procesov in zavedanja, da je učinkovitost v podjetju pomembna.
