Kakšne koristi ima podjetje, ki digitalno hrani dokumente
Kako poskrbeti, da so vsi dokumenti v celoti zbrani, urejeni, klasificirani? Kako zagotoviti hrambo dokumentov, kot jo zahteva zakonodaja, kako narediti sistem, da bodo dokumenti po potrebi na voljo, obenem pa poskrbeti za varnost in nedotaknjenost dokumentov?
Rešitev je zakonsko skladna e-hramba.
Kaj predstavlja zakonsko skladna varna e-hramba? To je vrsta regulatornih principov, ki so vgrajeni v rešitev, so redno kontrolirani, imajo enako dokazno vrednost kot papirni originali in prinašajo naslednje funkcionalnosti:
VARNOST: E-hramba je shranjena na varni infrastrukturi in se lokacijsko nahaja na dveh različnih lokacijah. Zanjo skrbijo strokovnjaki, ki so usposobljeni tudi za to, da vaše podatke v primeru kibernetskega napada hitro in učinkovito obnovijo.
ENOSTAVNOST IN DOSTOPNOST: Znotraj e-hrambe imate lahko dokumente tako dobro organizirane, da jih naslovniku lahko posredujete v paketu z le nekaj kliki. Ko različne institucije od vas zahtevajo v nerazumno kratkih rokih pripravo dokumentacije, vam je na voljo z le nekaj kliki. E-hramba ohranja možnost dostopa ob upoštevanju zaupnosti!
BOLJŠA PREGLEDNOST: iskanje dokumentov in informacij zamenja dostopnost z nekaj kliki, saj ni treba iskati v fizičnem arhivu papirnih dokumentov. Možnost reproduciranja in ponovne uporabe dokumentov, obenem pa so opremljeni z metapodatki, ki so razumljivi in urejeni.
CELOVITOST IN AVTENTIČNOST: e-hramba omogoča, da dokumenti obsegajo vse sestavne dele, obenem pa zagotavljajo dokazljivo neokrnjenost in nespremenjenost. E-hramba zagotavlja pristnost dokumentov in ujemanje z originalom, prav tako povezljivost z izvirnim gradivom pri nastajanju dokumentov. Časovno nespremenjenost zagotavlja časovni žig, ki velja pet let in se avtomatsko obnavlja.
ZAKONSKA SKLADNOST: hramba poslovnih dokumentov natanko ustreza zakonskim predpisom.
STROŠKOVNA OPTIMIZACIJA: Ne le, da vam v podjetju ni treba skrbeti za prostor, v katerem imate arhiv, z njim pa povezani tudi stroški požarne varnosti, dostopa do arhiva, sprosti se vam prostor in stroški arhiviranja dokumentov se občutno zmanjšajo.