Vložišče

Kaj vse mi modul vložišče omogoča?

Zajem vhodne/izhodne pošte

Omogočen je ročni ali masovni uvoz dokumentov, zajem e-pošte s povezavo na poštni strežnik, zajem faks dokumentov, neposreden prejem digitalno podpisanih dokumentov ipd.

Klasificiranje dokumentov

Dokumenti se vsebinsko uvrščajo v mape/zadeve. Mapo/zadevo ob odpiranju uvrstimo v ustrezen klasifikacijski razred in definiramo njen rok hrambe – če ima razred več različnih rokov, to storimo ročno, v primeru le enega se zabeleži avtomatično.

Signiranje dokumentov

Vhodno pošto je mogoče posredovati eni ali več osebam in ji pri tem slediti, zato da vselej vemo, na kateri točki v procesu potrjevanja se dokument nahaja.

Delo z mapami / zadevami

Zadeva/mapa je vsebinsko ali kako drugače povezana skupina dokumentov. Ob njenem kreiranju se evidentirajo tudi podatki, kot so: ime, klasifikacijski razred, rok hrambe, nosilec, sodelujoči (opcijsko), poslovni partner (opcijsko).

Knjiga vhodne pošte se gradi avtomatično

Za vsako evidentirano vhodno pošto je podprt samodejni vnos v knjigo vhodne pošte. Po njej lahko nato nemoteno brskamo s pomočjo številnih kriterijev, kot so: subjekt, datum sprejema (od–do), tip dokumenta (npr. dopis), pošiljatelj, poljubni iskalni niz.

Delo z lastnimi dokumenti

Dokumente je mogoče kreirati na podlagi predloge ali vzorca iz računalnika. Kreiranje na podlagi predloge ima določene prednosti saj te vsebujejo vnaprej določena polja (npr. glava dokumenta), v katere sistem samodejno prenaša izbrane vrednosti evidenčnih podatkov. Dokumentni sistem! dopušča tudi sodelovanje, kar pomeni, da pri pripravi dokumenta lahko sodeluje več uporabnikov, vse vnesene spremembe, ki jih naredi posameznik, pa so v trenutku vidne vsem vpletenim.

»Ad hoc« dodeljevanje nalog na dokumentih

S pomočjo zahtevka lahko uporabnikom aplikacije dodeljujete naloge na dokumentu (npr. pripravljam zahtevek za nabavo – prosim za pridobitev dodatnih ponudb ali prosim za pripravo poročila …). O nalogi so obveščeni po e-pošti, ki vključuje tudi povezavo do dokumenta. Aktivnost, ki so jo izvedli, zapišejo kot komentar ali dokument, ki so ga morali pripraviti, dodajo kot prilogo.

Procesno potrjevanje in digitalno podpisovanje dokumentov z uporabo kvalificiranih digitalnih certifikatov

Omogočeno je vzporedno ali zaporedno potrjevanje dokumentov, v tem koraku pa je spreminjanje vsebine dokumenta onemogočeno. V primeru, da potrjevalec dokument zavrne, se ta vrne v pripravo za vsebinsko dopolnitev. Ko je dokument dokončno potrjen, gre še v podpis (npr. k direktorju).

Vzpostavljen je pregled nad nalogami in dodeljenimi dokumenti

V okviru seznama Aktualno je omogočen pregled nad nalogami in dokumenti, ki čakajo na prevzem oziroma odziv (pregled, podpis, odobritev ipd).

Prenos lastnega dokumenta v izhodno pošto in odprema

Običajno ena oseba poskrbi za pripravo dokumenta, določi naslovnika in označi način odpreme, nato pa izhodno dokumentacijo posreduje v Tajništvo ali Glavno pisarno, ki poskrbi za odpremo pošte v fizični ali elektronski obliki.

Vodenje oddanih pošiljk in pošte v pošiljanju ter podpora tiskanju in sledenju ovojev

BusinessConnect omogoča tiskanje različnih tipov ovojnic, podprto pa je tudi delo s črtnimi kodami, kar olajša delo na vložišču. Ob oddaji ovojnice ali vračilu povratnice je to mogoče preprosto identificirati s pomočjo čitalnika črtnih kod.

Knjiga izhodne pošte se generira samodejno

Vsa odpremljena izhodna pošta se samodejno vpisuje v knjigo izhodne pošte. Tam jo je prek kriterijev, kot so datum pošiljanja (od–do), tip dokumenta (npr. dopis), vrsta pošiljke (npr. dostavljeno po kurirju), iskalni niz (prosti vnos) in pošiljatelj, mogoče tudi enostavno iskati.