Za vse, ki veste, da morate v novih razmerah poslovanja nujno uvesti digitalno urejanje dokumentov, za vse, ki želite urediti vaš e-arhiv, pa tudi za tiste, ki za zdaj šele razmišljate, da bi bilo modro uvesti dokumentni sistem, smo zbrali najpogostejša vprašanja in odgovore pri implementaciji dokumentnega sistema BusinessConnect.
Kako velika naj bo organizacija, da je smiselno razmišljati o uvedbi dokumentnega sistema?
Velikost organizacije, pri kateri z uvedbo dokumentnega sistema dosežete največje učinke, sploh ni pomembna. Pomembno je, koliko uporabnikov dokumentnega sistema boste imeli, katere poslovne procese boste z njim podpirali in kaj želite rešiti z uvedbo dokumentnega sistema. Izzivi, s katerimi se soočate, imajo tako srednje velika podjetja, kot tudi velike korporacije.
Zakaj bi naša organizacija za svoje poslovanje uvedla dokumentni sistem?
Najprej zato, ker bi s tem prevzeli kontrolo nad vsemi dokumenti v organizaciji na varen način. S tem si zagotovite enotno hrambo vseh dokumentov, ki jih prejmete iz poslovnega okolja, izdelate interno za svoje lastne potrebe ali pošljete poslovnih partnerjem. Poleg omenjenega dokumentni sistem prinaša veliko prednosti za vašo organizacijo in vaše poslovanje.
Delo z dokumenti bo učinkovitejše, prav tako pa boste dokumente hitreje prejemali, pošiljali, pripravljali in upravljali, kar pomeni neposredne prihranke na vašem času, vire pa boste lahko uporabili za ostale naloge v vaši organizaciji.
Imamo veliko težav pri iskanju prejetih računov in pogodb za podpis, sodelavci so prišli do dokumentov, ki jih ne bi smeli videti, ne vemo več, kaj smo poslali strankam (nekaterim smo poslali isti dokument večkrat), reklamacijski zahtevki se kopičijo in nimamo kontrole nad njimi, dvakrat pošljemo isti račun, naše stranke so vedno bolj nezadovoljne in opažajo, da nimamo kontrole nad svojimi dokumenti. Kakšne rešitve nam priporočate?
Če se prepoznate vsaj v enem od opisanih primerov, imate zaradi tega težave in vas skrbi nezadovoljstvo strank, potem nujno potrebujete dokumentni sistem, s tem pa tudi vpeljavo reda in nadzora nad dokumenti v vaši organizaciji. Predlagamo vam, da nam pišete in z veseljem vam bomo svetovali z najnovejšimi izkušnjami in rešitvami.
Koliko podpisnikov mora biti na prejetih računih, da smo skladni z zakonodajo?
To v zakonodaji ni določeno. Število podpisnikov za prejete račune je zgolj za kontrolo v posamezni organizaciji, ki sistematično uredi potrjevanju (e-)računov na nivoju celotne organizacije.
Kakšne vrste podpisov naj uporabimo pri podpisovanju dokumentov, na primer za prejete (e-)račune? Lahko podpisujemo z elektronski podpisom oziroma digitalnim potrdilom?
Ni nujno, je pa zelo zaželeno. V Avtenti zelo spodbujamo obstoječe in nove uporabnike, da čim prej preklopijo na podpisovanje dokumentov (pogodb, (e-)računov …) z uporabo podpisa z digitalnim certifikatom.
Ali svetujete pri pripravi notranjih pravil?
Smo specialisti tudi za izdelavo notranjih pravil, saj izpeljemo celotno pripravo za projekt implementacije dokumentnega sistema v vaši organizaciji. Pri tem določimo vpetost dokumentov v celotno poslovanje od zajema do uničenja dokumentacije.
Kateri so prvi koraki pri uvedbi dokumentnega sistema?
Prvi koraki so odvisni predvsem od poslovnih potreb, ki jih želite najprej informacijsko podpreti. Če se odločite za osnovni modul vložišče ali če se odločite za modul prejemanje in potrjevanje (likvidacijo) računov in e-računov, morate najprej zapisati funkcionalno specifikacijo, s katero definirate poslovne in dokumentne tokove v vaši organizaciji. Ta posnetek procesov lahko naredimo tudi v Avtenti. Nato vam svetujemo, katere procese lahko podprete z dokumentnim tokom, kjer so vključena potrjevanja in podpisovanja.
Kakšna so tveganja pri uvedbi dokumentnega sistema v našo organizacijo?
Tveganja so vedno prisotna, izpostavili pa bi predvsem pomanjkanje časa naročnikov, saj morajo nosilci procesov praviloma ob svojem delovnem urniku sodelovati še pri projektu uvedbe dokumentnega sistema.
Ali lahko do dokumentov dostopamo od zunaj (na primer na poti ali doma)?
Da. Če vaš oddelek informatike in vaša varnostna politika omogoča tak dostop do podatkov kjerkoli na spletu, lahko prosto dostopate do teh dokumentov, vsekakor skladno s politiko pravic in vlog. Velikokrat se naročnik odloči tudi za t. i. dokumentni sistem v oblaku, kjer je prav tako možno dostopati do dokumentov od kjerkoli.
Če imamo več podjetij, ali potrebuje vsako podjetje svojo postavitev sistema?
Ni potrebno, s funkcionalnostjo modula "Multi-company" namensko rešujemo vklop več podjetij v isto infrastrukturo IT, kjer je avtentikacija in avtorizacija urejena na nivoju posameznega podjetja ali za celotno skupino.
Kako si lahko izračunamo prihranek, ki ga bomo dosegli z uvedbo dokumentnega sistema?
Če imate pri vašem poslovanju veliko število vhodnih in/ali izhodnih dokumentov, z uvedbo DMS uvedete elektronsko upravljanje in arhiviranje teh dokumentov. S tem prihranite porabo papirja, tonerjev in tiskalnikov.
Ti prihranki znašajo tudi prek 30.000 evrov na leto. Dodatni prihranki, ki pa jih je težje oceniti, izhajajo iz manjše porabe časa, potrebnega za vse postopke, manjšega števila napak, ki se zgodijo pri pretipkavanjih dokumentov ter s kontrolo nad nabavo.
Ali nam lahko zagotovite, da dokumentov v primeru, da uporabljamo dokumentni sistem BusinessConnect /GovernmentConnect skupaj z elektronskim arhivom, ne moremo izgubiti?
Če boste upoštevali naša priporočila in navodila ter vso informacijsko podporo tudi izvajali, se vam izguba podatkov ne bi smela zgoditi. Seveda pa morate dokumente vseeno umeščati v dokumentni sistem oziroma skrbeti, da se ta proces redno in kontrolirano izvaja.
V podjetju že imamo poslovno-informacijski sistem. Ali se lahko povežete z njim?
Dodana vrednost dokumentnega sistema BusinessConnect je prav povezava z obstoječim poslovno-informacijskim sistemom oziroma ostalimi zalednimi sistemi.
Ali lahko v dokumentni sistem shranjujemo tudi slike, načrte in video posnetke?
Dokumentni sistem lahko vsebuje dokumente in vsebine, ki jih sami želite shranjevati, tako da je odločitev povsem vaša, v mislih pa morate imeti le dejstvo, da so formati slik in videoposnetkov večjega obsega kot datoteke v Wordu, Excel ali pa v PDF formatu.
Dejansko ste bolj omejeni s prostorom oziroma kapaciteto, ki jo boste namenili uporabi za dokumentni sistem.
Imamo velik fizičen arhiv, ki bi ga radi digitalizirali. Lahko to storimo z dokumentnim sistemom?
Da, to lahko uredite z dokumentnim sistemom GovernmentConnect, ker ima akreditiran (certificiran) modul Stalna zbirka in zagotavlja podporo celotnemu postopku upravljanja gradiva v digitalni obliki (arhivsko in dokumentarno gradivo).
Kaj je prioriteta pri urejanju arhiva, ali urediti stanje "za nazaj" ali urediti čim prejšnje sprotno delo?
Po izkušnjah sodeč je prvi cilj, da ustavimo delo v klasični, papirni obliki. Podpreti moramo procese, ki takoj pričnejo zajemati elektronske dokumente, in to se mora začeti na začetku arhiviranja dokumentov.
Kakšna je razlike med Aktivno zbirko, Tekočo zbirki in Stalno zbirko?
Dokumentni sistem sčasoma postaja zasičen z velikim številom dokumentov. Če ste imeli predhodno že urejeno zbirko prek klasifikacijskega načrta, že imate določen čas hrambe za posamezen tip dokumentov. Z dokumentnim sistemom boste lahko uredili svoj e-arhiv na zakonsko skladen način ter tako zaključili življenjski krog dokumentov na pravi način.
Ali nam lahko vi uredite e-arhiv?
Vsekakor, pri tem pa želimo najprej preveriti, kako obravnavate dokumente v vašem podjetju, ali ročno, ali digitalno, ali kombinirano.
Ali je dokument, ki ga hranimo v elektronskem arhivu, pravno veljaven?
To ureja sprejet Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), s katerim je omogočeno elektronsko arhiviranje kot edini vir dokumentov v organizaciji. Zakon ne definira podrobno vseh področij, saj še drugi zakoni za posamezna področja dodatno opredeljujejo, kako časa moramo hraniti posamezne dokumente. Obstaja namreč še vedno segment dokumentov, za katere se ne dovoljuje samo elektronska hramba, vendar so ti v manjšini in v redkih primerih.
Ali lahko ocenite, koliko prostora bo potrebnega za e-arhiv?
Odgovor je odvisen od vsebin, ki jih boste shranjevali in kasneje prenašali v e-arhiv (dolgoročno hrambo), vendar je možno to izračunati in vam odgovoriti z dokaj točno porabo prostora.
Ali po uvedbi dokumentnega sistema še vedno potrebujemo fizične originale dokumentov?
Če zajemate originalne fizične dokumente z akreditirano strojno opremo in potem te dokumente shranjujete v akreditiranem (certificiranem) dokumentnem sistemu, lahko te dokumente uporabljate v elektronski obliki skozi vse vaše poslovne procese
v podjetju. Odločitev, kaj storiti s fizičnimi izvodi skeniranih dokumentov, pa je odločitev vsakega posameznega poslovnega subjekta. Če ste zakonsko zavezani, da morate pred uničenjem sprejeti še notranja pravila in jih potrditi pri Arhivu RS, vam svetujemo, da tako tudi storite; ostali pa se odločite in zapišete življenjski cikel dokumenta v svojih poslovnih pravilnikih ter skladno z njimi tudi ravnajte.
Ali moramo imeti akreditiran (certificiran) dokumentni sistem s strani Arhiva RS?
Svetujemo, da že v začetku izberete akreditiran (certificiran) dokumentni sistem, saj boste na tak način uvedli sistem, ki deluje skladno z zahtevami in smernicami, ki jih je predpisal Arhiv RS
ter skladno z zakonoma ZEPEP in ZVDAGA. Prav tako imate možnost uporabe akreditiranega (certificiranega) dokumentnega sistema s podporo e-arhivu (v primeru uporabe BusinessConnect) ob vseh zahtevah, ki so zakonsko predpisane
Imamo veliko dokumentov različnih tipov, ali nam lahko pomagate urediti klasifikacijo?
Pri vpeljavi dokumentnega sistema je priprava klasifikacijskega načrta prioritetnega pomena. Klasifikacijski načrt določa tako ureditev dokumentov v vaši organizaciji, kot tudi rok hrambe v dolgoročnem e-arhivu. Pri pripravi klasifikacijskega načrta vam bodo naši izkušeni svetovalci z veseljem svetovali.
Če uvedemo dokumentni sistem GovernmentConnect, ali boste vi skenirali obstoječe dokumente?
Če boste imeli potrebo po množičnem skeniranju dokumentov, bomo za vas to uredili na strokoven in zakonsko skladen način.
Ali se podatki iz dokumentov sami prepišejo med metapodatke?
Odvisno od dokumentov, ki jih imate na zajemu, lahko pripravimo proces dvofaznega zajema. To pomeni, da skupaj dogovorimo identifikatorje, ki se morajo avtomatsko prepoznati, še vedno pa ostaja prepis določenih metapodatkov.
Naš cilj ni, da se povečuje prepoznavanje tekstov (OCR), ampak da raste elektronska izmenjava dokumentov pri prejemu dokumentov v vašo organizacijo in pošiljanju dokumentov iz vaše organizacije.
Ali lahko na sodišču v sodnem postopku že uporabljamo elektronske dokumente kot dokaz?
Vsekakor, do sedaj še nismo imeli primera, da bi bili postopki zaradi uporabe elektronskega dokumenta problematični.
Poleg tega, da je dokument v elektronski obliki, lahko še z dodatnimi podatki opremimo dokument, na primer kdaj je prišel ali odšel v ali iz organizacije, kdo ga je podpisal (časovni žig, digitalno potrdilo) ipd. Ker je dokumentni sistem BusinessConnect certificiran (akreditiran), je zagotovljena največja možna zanesljivost.