Bi znali odgovoriti na vprašanje, koliko dni (!) bi vaše podjetje lahko delalo v zdajšnjih razmerah, ko je delo od doma neizbežno, vi pa bi z dokumenti še vedno upravljali po starem? To pomeni, da bi morali raznašati dokumente po vseh oddelkih, da pa bi lahko zbrali vse potrebne podpise, bi danes zaradi odsotnosti pristojnih potrebovali veliko časa. Zato obstaja pet razlogov, zakaj je dober dokumentni sistem nujno potreben za sodobno poslovanje v digitalni dobi.
1. Učinkovitost poslovanja
Dokumentni sistem organizaciji omogoča prihranke pri času in kadrih, kar seveda pozitivno vpliva na uspešnost podjetja. Čas, potreben za procesiranje dokumenta, se izjemno pohitri. Kako na primer potekajo seje uprave ali delovne skupine? Priprava in oddaja gradiva v elektronski obliki, potek seje v elektronski obliki, sledi avtomatiziran zapisnik … Prav ste prebrali, dokumentni sistem omogoča avtomatiziran zapisnik in avtomatizirano kreiranje sklepov. Sledenje sklepom je zagotovljeno in je povsem transparetno.
2. Okolju prijazno brezpapirno poslovanje
Dokumentni sistem omogoča, da ni potrebe po tiskanju dokumentov. Organizacijam omogoča popolno brezpapirno poslovanje. Ne le, da je pri delu na daljavo povsem nerealno, da bi zaposleni prihajali v službo zgolj zato, da bi tiskali dokumente, ravno poslovanje brez papirja je okolju nadvse prijazno, podjetjem pa znižuje stroške.
3. Transparentnost delovnih procesov
Dokumentni sistem omogoča, da odgovorna oseba bdi nad celotno potjo dokumenta v podjetju in ima nadzor nad procesom, povsem enostavno lahko poišče, kje se je podpisovanje morebiti ustavilo. Sistem omogoča avtoriziran dostop, kdo lahko vidi dokumente in preprečuje nepooblaščene vpoglede.
4. Delo od doma
Če so IT strokovnjaki ali pravniki v podjetjih še pred enim letom opozarjali predvsem na ovire, zakaj ni možno ali varno poslovanje na daljavo in upravljanje dokumentov, se je v letošnjem letu to povsem spremenilo. V zdajšnjih razmerah je nepredstavljivo zbrati vse potrebne podpise za povsem običajen dokument, ker so pristojni za podpis odsotni. Stranke, ki vpeljujejo dokumentni sistem, so v času epidemije postale veliko bolj dojemljive za elektronsko podpisovanje dokumentov. Dober dokumentni sistem omogoča možnost dela in podpisovanja dokumentov od doma. Si predstavljate, da zaposlenim ni več potrebno pošiljati kuverte s plačo, temveč jo zaposleni dobijo v e-obliki? Dostop do dokumentnega sistema je omogočen kjerkoli, tudi prek tablic in telefona.
5. Z vami z roko v roki
Avtenta svoj produkt dokumentnega sistema stalno izboljšuje. »Naš cilj je, da organizacije našo aplikacijo uporabljajo in si z njo olajšajo delo,« pravi Mojca Skok, vodja produkta xConnect na Avtenti. »Kupcem našega produkta nudimo veliko svetovanja, zanje organiziramo izobraževalne delavnice, z njimi gremo skozi postopke. Pomembno je, da strokovnjaki na Avtenti in uporabniki na strani kupca vsebinsko sodelujemo pri implementaciji,« poudarja Skokova.
Kje do odličnega dokumentnega sistema?
Družba Avtenta že 10 let ponuja produkte dokumentnega sistema iz družine xConnect, ki so plod slovenskega znanja in razvoja. Različice so specializirane za posamezne skupine uporabnikov in so namenjene gospodarskim družbam (BusinessConnect), sodiščem in odvetniškim pisarnam (JusticeConnect) in širši javni upravi (GovernmentConnect). Dokumentni sistem, ki ga implementira družba Avtenta, je podprt pri zahtevah o varstvu osebnih podatkov (GDPR), omogoča tudi delo z osebnimi dokumenti in poslovnimi skrivnostmi. Družba Avtenta zagotavlja, da je uvedba dokumentnega sistema v vašo organizacijo profesionalna in prilagojena vašim potrebam in zahtevam. Še dve lastnosti, ki vas prepričana: produkt pokriva vse procese v organizacijah, Avtenta pa zagotavlja integracijo produkta z ostalimi informacijskimi sistemi.
