Brezpapirno poslovanje ni nekaj futurističnega, temveč nekaj, kar nekatera podjetja prakticirajo že več let. Znotraj takšnih podjetij vsa dokumentna komunikacija poteka elektronsko, za digitalizacijo vhodnih papirnih vsebin pa skrbi storitev, ki jo zagotavlja zunanji ponudnik. Podjetja so se tako znebila tiskalnikov in skenerjev ter, ne boste verjeli, »preživela«. Pravzaprav jim nič ne manjka, nasprotno, učinkovitost njihovih zaposlenih je na zavidljivo visoki ravni.
Večina podjetij danes že posluje elektronsko. Uporabljajo storitve elektronskega bančništva, e-davke, tudi s carino in sodišči lahko komunicirajo po elektronski poti. Podjetja, ki imajo opravka s proračunskimi uporabniki, že sicer uporabljajo e-račune. Ti seveda niso slovenska posebnost, temveč postajajo širša evropska praksa. S 1. junijem letos so e-računi postali tudi del evropskega standarda EN 16931 (za prevajanje v e-Slog 2.0 skrbijo z UJP akreditirane vstopne točke), torej lahko v celoti elektronsko poslujemo tudi s partnerji iz Evrope. Iskreno se vprašajte, ali res še vedno potrebujete papir – in ali ste ga pripravljeni (pre)plačati.
OCR je pasé, poslujte s partnerji elektronsko
Temeljni kamen v podjetjih, ki so se odločila reči odločen ne papirju, predstavljajo spletni portali, e-pošta in dokumentni sistemi. Spletni portali združujejo brezpapirno poslovanje s partnerji, e-pošta skupaj z varnimi e-predali skrbi za varne elektronske komunikacije, vse skupaj pa se prek vmesnikov steka v dokumentni sistem. V praksi največje prednosti brezpapirnega poslovanja beležijo podjetja, ki imajo dokumentni sistem povezan s številnimi drugimi poslovnimi aplikacijami in tako procese, kot so likvidacija računov, upravljanje pogodb, odsotnosti zaposlenih in drugi, vodijo prek enotnega vmesnika – dokumentnega sistema.
Uporabite e-podpis in e-odpremo
Številna podjetja zanima, kako lahko varno preklopijo iz papirnate dokumentacije v elektronski zapis oziroma svet. Relativno preprosto. Začeti velja z odpravljanjem vseh potreb po papirju - nenazadnje danes večina dokumentov v podjetjih – na primer računi, pogodbe in drugi poslovni dokumenti – že nastaja v izvorno elektronski obliki, zgolj ukoreninjene navade zaposlenih pa nato poskrbijo, da se ti natisnejo in podpišejo, nato pa skenirajo in digitalizirajo (OCR) ter shranijo v elektronski obliki. Gre tudi drugače – z elektronskim podpisom, ki je bistveno bolj praktičen, varen in hitrejši, ter z varno e-odpremo, kar dviga komunikacijo s partnerji na višjo raven.
Kje začeti?
Marsikatero podjetje bega že prvi korak – kje in kako naj se loti implementacije brezpapirnega poslovanja? Brezpapirno poslovanje se ne zgodi čez noč, temveč postopoma. Navadno je najbolje začeti tam, kjer je stanje s papirjem najbolj kritično – pogosto je to vložišče, ki skrbi za vhodno-izhodno pošto.
Dober recept je tudi odprava ozkih grl v poslovanju. Podjetje se lahko odloči, da bo brezpapirno poslovanje uvedlo postopoma, na posameznem oddelku ali organizacijski enoti, nato pa jima bodo sledila vsa področja in procesi. Brezpapirno poslovanje prej ali slej postane celovito, sicer »nima smisla«. Poslovna odličnost se pogosto začne z nabavnim procesom, naročilnicami, pogodbami, računi, likvidacijo računov.
Ko se enkrat kamen e-poslovanja kotali, ga ne gre ustavljati.
