Kakšen dokumentni sistem za brezpapirno poslovanje potrebujejo občinske uprave v času hitre digitalizacije delovnih procesov in celotnega poslovnega okolja? Dokumentni sistem GovernmentConnect podjetja MARG je stabilna, robustna in razširljiva rešitev, ki omogoča tako postopen kot takojšen prehod v digitalni svet. Prilagojen za ožjo javno upravo je pod blagovno znamko Krpan, medtem ko je GovernmentConnect blagovna znamka dokumentnega sistema za občine in širšo javno upravo.
Kam gre prihodnji razvoj dokumentnega sistema BusinessConnect
Kam bo po Bernardovih besedah šel prihodnji razvoj njihovega dokumentnega sistema? »Produkt je v intenzivnem razvoju, zato imamo dve večji nadgradnji vsako leto, poleg tega še nekaj manjših. Poslušamo naše stranke in zaznavamo njihove potrebe, ki so čim bolj ponovljive in smiselne za različne stranke. Ne želimo produkta razvijati v niše, temveč v širino, z rešitvami, ki so za vse naše stranke aplikabilne.«
Obenem pa zagotavlja, da v Margu zelo pozorno spremljajo tehnološke trende, ki dokumentnemu sistemu omogočajo sinergije z drugimi storitvami na področju avtomatizacije in robotizacije delovnih procesov (RPA).
Bernard vidi prihodnji razvoj dokumentnega sistema BusinessConnect/GovernmentConnect na treh področjih:
- Največja potreba v digitalnem poslovanju se kaže v elektronski izmenjavi dokumentov. Podjetja bodo vedno pogosteje zavračala sprejemanje klasične pošte in zahtevala tako na vhodu kot izhodu elektronske dokumente. Pri tem pa Bernard opozarja na paradoks, da je javna uprava mnogo bolj digitalizirana, medtem ko je zasebni sektor opazno manj. »Še vedno je preveč papirja in klasične pošte, premalo je elektronske izmenjave dokumentov.«
- Dokumentni sistem bo Marg razvijal in integriral s produkti za avtomatizacijo določenih delovnih procesov. To bi uporabniku omogočalo, da bi se lahko osredotočali na svoje delo, ne pa izgubljali čas z obrobnim, administrativnim delom. »Določene korake, kjer ni potrebno uporabnikovo ročno preverjanje podatkov, je možno učinkovito avtomatizirati z roboti in strojnim učenjem. Enostavne ali strukturirane dokumente je možno avtomatizirati, pri manj strukturiranih dokumentih pa je potrebno preveč uporabnikovega preverjanja. Kar pomeni, da nismo ustvarili veliko dodane vrednosti za uporabnika.«
- S fakulteto za računalništvo in podjetjem Vitatis razvijajo rešitev, ki bo omogočala narekovanje teksta. »Uporabnik bo narekoval, dokumentni sistem pa bo avtomatsko ustvarjal dokument v dokumentnem sistemu.«
Pospešek digitalizaciji
»Nazaj na poslovanje s papirjem zagotovo ne bomo več šli,« je prepričan Bernard. Epidemija je začrtala načine prihodnjega poslovanja, to pa so: delo od doma, elektronsko podpisovanje dokumentov in elektronska izmenjava dokumentov. »Naši naročniki so lahko v epidemiji s pridom izkoristili naše produkte, hitrost opravil ni trpela, platforma se je izkazala, saj so naši naročniki lahko normalno izvajali vse delovne procese,« pravi Bernard. Obenem pa dodaja: Na vrednosti je pridobil digitalni podpis, podjetja nimajo alternative in se odpirajo digitalnim rešitvam, obenem pa od svojih poslovnih partnerjev pričakujejo in zahtevajo, da tudi oni uporabljajo izključno digitalne rešitve.
Razmislek o avtomatizaciji
»V praksi spoznavamo, da se vendarle veliko procesov še ne da v celoti avtomatizirati. Ogromno je poslovnih procesov, ki zahtevajo, da se uporabnik zavestno odloči, kakšno odločitev bo sprejel. V takšnih primerih preveč avtomatiziran proces lahko odpelje v napačno smer. Zato je treba omogočiti možnosti za sprejemanje odločitev, ne pa povsem 'zabetonirati' proces sprejemanja odločitev,« opozarja Bernard.
A kljub temu Bernard opozarja vodstva občinskih uprav, da morajo veliko stvari najprej spremeniti pri sebi. »Dobra programska oprema ni dovolj, potrebnih je tudi veliko organizacijskih sprememb. Predvsem je treba povečati agilnost in zmožnost hitrega sprejemanja odločitev, ne sme se dopustiti stopicanje na mestu. Digitalizacija zahteva agilno vodenje procesov. Treba se je hitro odzivati in odločati. Programska oprema nima čarobne paličice, da bo čudežno spremenila način razmišljanja v organizaciji in delovne procese, vodstva podjetij morajo svoje kadre opolnomočiti. Seveda pa je treba pri odločitvah ohraniti hierarhijo, ki zagotavlja, da se sprememba uresniči od zgoraj navzdol. Naša izkušnja je, da se včasih preveč upanja polaga v to, da bo poslovna aplikacija čudežno spremenila delovne procese in jih digitalizirala, obenem pa ne bo potrebno izpeljati niti osnovnih organizacijskih sprememb.«
