Čeprav so vsi naši upi proti epidemiji Covid-19 zdaj v učinkovitem cepivu proti virusu, pa si moramo priznati, da bo nova normalnost vsebovala veliko več dela od doma. Je vaše podjetje pripravljeno na to? Imate urejene procese za podpisovanje pogodb in dokumentov, četudi ni nihče prisoten v podjetju? Kakšne pa so možnosti za podpisovanje pogodb med dvema podjetjema?
V prejšnji, predkoronski normalnosti, je običajno delo potekalo na sledeč način: Ko je bilo treba podpisati pogodbo, je tajnica direktorju pogodbo natisnila, mu jo izročila v podpis, podpisano nato skenirala in poslala pogodbenemu partnerju. Zamuden proces, ki je zahteval fizično prisotnost dveh oseb, tako tajnice kot direktorja. V novi pokoronski realnosti tega zagotovo ne bo. Zgolj za podpis pogodbe v službo zagotovo ne bosta prišla niti tajnica niti podpisnik pogodbe.
Kakšne so torej možnosti za digitalni podpis?
Vodstvo vsake organizacije, ki se zaveda, da bodo v pokoronskem poslovnem svetu povsem nove razmere, zato razmišlja o učinkovitem dokumentnem sistemu, ki znotraj organizacije oziroma podjetja vzpostavlja tok dokumentov v elektronski obliki. BusinessConnect, ki ga ponuja družba Avtenta in za katerega zanimanje v koronskem času skokovito narašča, omogoča popolno brezpapirno poslovanje in delo od kjerkoli. Ker dobivamo vedno več vprašanj, kako pa je s podpisovanjem pogodb, ki jih mora podpisati direktor oziroma druga pogodbena stranka, želimo pojasniti tudi ta vidik.
Podpisovanje z digitalnim potrdilom katerega koli dokumenta znotraj hiše je povsem podprto v BusinessConnect za vse, ki so udeleženi v projektu. Seveda pa je povsem na mestu vprašanje, kako je s podpisovanjem pogodb s pogodbenim partnerjem. Skratka, kako je pa v primeru, ko mora poleg nas v podjetju za veljavnost pogodbe to podpisati tudi pogodbeni partner v drugem podjetju? Medtem ko je za interno podpisovanje, kot že omenjeno, vse potrebno integrirano v BusinessConnect, pa za podpisovanje pogodb in dokumentov med zunanjimi partnerji Avtentini svetovalci naredijo integracijo. Seveda je potrebno imeti na računalniku naložen digitalni certifikat. Naročnik pri tem izbere zunanjega ponudnika, povsem neodvisno od dokumentnega sistema BusinessConnect. Skratka, dokumentni sistem BusinessConnect omogoča integracijo, naročnik pa se mora sam odločiti za ponudnika. Tak način digitalnega podpisovanja omogoča tudi elektronsko vročanje pogodb ali dokumentov in prejem elektronske povratnice, ko pogodbeni partner prejme v elektronski predal pogodbo.