Organizacije v večini primerov še vedno nimajo vpeljane enotne (digitalne) rešitve za upravljanje z dokumenti, medtem ko stroka opozarja, da vsi dokumenti sodijo v osrednji e-arhiv, ki naj deluje na lokalni informacijski infrastrukturi, v oblaku ali hibridni obliki. Le tako shranjena dokumentacija bo ohranila življenjski cikel dokumenta z vsemi morebitnimi dopolnitvami in spremembami.
E-arhivi naj bodo ustvarjeni z mislijo na prihodnost
Dokumentarno in arhivsko gradivo se zaradi uvajanja digitalnega poslovanja v organizacije pojavlja v vse več oblikah. Dolgoročno gledano nestabilne oblike dokumentov, tudi fizične, lahko zaradi nepravilne in neorganizirane hrambe povzročijo kopico preglavic fizičnim in pravnim osebam, saj jim določena dokumentacija zagotavlja pravno varnost in ima trajen pomen za njihov pravni interes. Ob shranjevanju dokumentacije v E-arhiv pa moramo biti izredno pozorni tudi na varnost izbranega informacijskega sistema, ki ne dopušča morebitnih vdorov.
Dodatno je treba poudariti, da se praktična uporabnost elektronskega arhiva izkaže le v primeru, da vnaprej določimo konkretna pravila za upravljanje in arhiviranje, ter jih izvajamo dosledno in vestno. Identifikacija uporabnikov in implementacija nujno potrebnih programskih orodij ter nosilcev in formatov zapisov nam dolgoročno omogoča dostopnost, uporabnost, celovitost ter avtentičnost dokumentovkljub nadaljnjim vplivom tehnološkega napredka, ki bo zagotovo posegal tudi v elektronsko hranjenje dokumentov.
E-arhiviranje določajo pravne podlage
Dolgoročna hramba dokumentacije je določena po Zakonu o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA), sledi pa načelom dostopnosti, uporabnosti, celovitosti, avtentičnosti in trajnosti z zagotavljanjem nadaljnje dostopnosti gradiva vključno z možnostjo njegove ponovne uporabe za prihodnje uporabnike oziroma skrbnike E-arhiva. Hranjenje dokumentacije nadalje podrobneje opredeljuje tudi Uredba o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva (UVDAG).
ZVDAGA in UVDAG določata upravljanje dokumentarnega in arhivskega gradiva na splošnem nivoju, upravljanje z dokumentacijo v elektronski obliki in posledično tudi varno hranjenje pa v praksi določajo enotne tehnološke zahteve.
Upravljanje dokumentarnega gradiva je za organe državne uprave, uprave samoupravnih lokalnih skupnosti ter druge pravne in fizične osebe, kadar na podlagi javnih pooblastil opravljajo upravne naloge, določeno z Uredbo o upravnem poslovanju. Za upravljanje oziroma varstvo dokumentarnega in arhivskega gradiva v elektronski obliki sta pomembna tudi Zakon o elektronskem poslovanju in elektronskem podpisu in Uredba o pogojih za elektronsko poslovanje in elektronsko podpisovanje.
Rešitev za brezpapirno poslovanje Business/GovernmentConnect
Procesni dokumentni sistem, rešitev za brezpapirno poslovanje Business/GovernmentConnect, je sodobna, varna, modularna in uporabniško naravnana rešitev za podporo e-poslovanju gospodarskim subjektom (BusinessConnect) oziroma javni upravi (GovernmementConnect). Rešitev nudi možnost implementacije modula E-arhiv, ki sledi veljavni zakonodaji ZVDAGA, ZEPEP, ZUP, ZVOP-2 in GDPR ter je hkrati akreditirana s strani Arhiva Republike Slovenije, saj omogoča obdelavo in hrambo dokumentov na zakonsko skladen način.
Odločite se za e-poslovanje z mislijo na prihodnost. Z mislijo na trajnost. Z mislijo na sledljivost.
