Kaj je treba pretehtati pri odločitvi, kako bomo upravljali dokumente
Čeprav morda programski opremi naslavljata podobno področje, je v ozadju obeh rešitev popolnoma drugačen fokus. Profesionalna rešitev za dokumentni sistem oz. angleško Document Management System (v nadaljevanju DMS) v prvi vrsti skrbi za upravljanje zapisov in kompleksnih dokumentov, kjer v vsakem trenutku zagotavlja njihovo skladnost in verodostojnost. Osredotoča se na zagotavljanje posebnih zahtev glede hrambe, shranjevanja in uničevanja dokumentacije. Zelo dobro ima podprte procese, zagotavlja močno revizijsko sled ter omogočajo brezskrbno sodelovanje udeležencev na deljenih dokumentih.
Po drugi strani se SharePoint najbolj osredotoča na medsebojno sodelovanje udeležencev na dokumentih. Glavni cilj te programske opreme je narediti izredno dobro uporabniško izkušnjo pri medsebojnem sodelovanju na deljenih dokumentih znotraj projektov.
SharePoint ni zgrajen na način, da bi lahko enostavno zamenjal DMS rešitev. Ni namensko izdelan, da bi olajšal oz. poenostavil upravljanje dokumentov. SharePoint je zelo prilagodljiva in odprta platforma, kar pomeni, da jo je mogoče sestaviti oz. konfigurirati tako, da ustreza osnovnim zahtevam nadzora dokumentov. To seveda pomeni, da morate zagotoviti ustrezne vire, čas in denar. Sama konfiguracija in prilagoditev lahko predstavljata resen projekt.
Za učinkovito delovanje podjetja in upravljanje dokumentov se priporoča namenska DMS rešitev, ki se zna hitro prilagajati poslovnim potrebam. Pravi DMS vnaša v podjetje ustrezno strukturo ter dobro organizacijo zaradi česar bi morala biti skladnost s predpisi enostavnejša, same revizije pa veliko manj zahtevne. Pravi DMS vam mora nuditi tudi razširljivo platformo, da zadosti rastočim potrebam vašega podjetja.
Izpostavljamo nekaj ključnih pomislekov, ki jih morate pretehtati, preden se odločite za pravo rešitev:
1. Kompleksnost uvajanja
DMS, kot je na primer BusinessConnect, je celovita rešitev za upravljanje dokumentov in je na voljo za uporabo takoj po postavitvi in hitrejši konfiguraciji, zato ni potreben dodaten čas za preučevanje in razvoj sistema. Namesto tega je potreben le minimalen čas za uvedbo sistema in osvajanje njegovih funkcij.
SharePoint ponuja samo komponente z zelo značilnimi in razširjenimi funkcijami. Za njihovo konfiguracijo ter razvoj v sam poslovni sistem je potreben obsežen študijski in razvojni čas.
2. Stroški namestitve in vzdrževanja
Če bi želeli postaviti SharePoint, da bi deloval kot DMS, je potrebno v konfiguracijo rešitve vložiti veliko IT virov, časa in denarja. Kar se morda na začetku kaže kot nizka cenovna rešitev, se lahko na koncu izkaže ravno za nasprotno.
Dodatne resurse je potrebno predvideti tudi za zagotavljanje stabilnih vezij ob vsakokratni nadgradnji sistema.
3. Kontrole dostopa
Dober DMS omogoča podjetjem vzpostavitev zelo dobrega in obsežnega nadzora pri dostopanju do dokumentov. Občutljivi pravni dokumenti, finančne informacije, kadrovski dokumenti ter zaupni dokumenti najvišjega vodstva so med dokumenti, ki zahtevajo omejen dostop in skrbno ravnanje. SharePoint je zasnovan na široki dostopnosti dokumentov. Glavni poudarek niso uporabniške vloge in napredno pooblaščanje. Gre za bolj projektno zasnovan dostop do željenih vsebin.
4. Nadzor dokumentov za skladnost
Večina podjetij želi zagotoviti popoln nadzor nad odobravanjem dokumentov. Ta nadzor želijo zagotavljati na vsaki stopnji procesa. Številna podjetja želijo kompleksno fazno spremljanje procesa, ki temelji na »zadrževanju dokumentov« česar SharePoint rešitev ne zagotavlja. DMS lahko dokumente »zadrži« v eni fazi in jih nato sprosti v drugo fazo šele, ko so vsi zahtevani kriteriji izpolnjeni.
5. Iskanje in zmogljivost pridobivanja dokumentov
DMS zagotavlja boljšo strukturo map in dokumentov v primerjavi s SharePointom. Uporablja indeksiranje in omogoča zmogljivo iskanje po metapodatkih in vsebini dokumentov, kar močno poveča hitrost iskanja in pridobivanja dokumentov. Po drugi strani SharePoint shranjuje datoteke z zapisi v binarni obliki, kar povzroča težave pri delovanju pozneje. To se opazi pri počasnem iskanju zapisov ter še daljšim iskanjem datotek.
Potrebujete nasvet?
Tako DMS kot tudi SharePoint sta vsestranski rešitvi. Prva se bolj osredotoča na kompleksno upravljanje dokumentov, medtem ko druga ponuja boljšo uporabniško izkušnjo na področju sočasnega dela na dokumentih znotraj projektov. Če predvidevate resno uporabo rešitve, se je pomembno zavedati prednosti in slabosti, ki prihajajo z eno ali drugo rešitvijo. Če je podjetje ustvarjalec arhivskega gradiva oz. si želi vzpostaviti zakonsko skladno e-hrambo, v kateri se privzeto verjame v verodostojnost listin, je potrebno biti pazljiv pri izbiri DMS, saj mora biti slednji certificiran pri ustreznem organu
V zadnjem času opažamo, da se vse več podjetij odloča preiti iz SharePointa na profesionalno DMS rešitev. Razlogi za to so različni. Največkrat podjetja glede uporabe rešitve SharePoint izpostavijo:
- počasno iskanje,
- zahtevnost rabe je prerasla samo rešitev,
- počasne dograditve,
- izgubo pravic in nestabilne verzije ob nadgradnjah.
Katerokoli rešitev boste izbrali, vam želimo brezskrbno brezpapirno poslovanje.
Če pa potrebujete nasvet ali strokovno pomoč, tu smo zato, da poiščemo za vas najboljšo digitalno rešitev. Pišite mi na igor.stojcevic@avtenta.si.
