Za vse, ki veste, da morate v novih razmerah poslovanja nujno uvesti digitalno urejanje dokumentov, za vse, ki želite urediti vaš e-arhiv, pa tudi za tiste, ki za zdaj šele razmišljate, da bi bilo modro uvesti dokumentni sistem, smo zbrali najpogostejša vprašanja in odgovore pri implementaciji dokumentnega sistema BusinessConnect.
Kako velika naj bo organizacija, da je smiselno razmišljati o uvedbi dokumentnega sistema?
Velikost organizacije, pri kateri z uvedbo dokumentnega sistema dosežete največje učinke, sploh ni pomembna. Pomembno je, koliko uporabnikov dokumentnega sistema boste imeli, katere poslovne procese boste z njim podpirali in kaj želite rešiti z uvedbo dokumentnega sistema. Izzivi, s katerimi se soočate, imajo tako srednje velika podjetja, kot tudi velike korporacije.
Imamo veliko težav pri iskanju prejetih računov in pogodb za podpis, sodelavci so prišli do dokumentov, ki jih ne bi smeli videti, ne vemo več, kaj smo poslali strankam (nekaterim smo poslali isti dokument večkrat), reklamacijski zahtevki se kopičijo in nimamo kontrole nad njimi, dvakrat pošljemo isti račun, naše stranke so vedno bolj nezadovoljne in opažajo, da nimamo kontrole nad svojimi dokumenti. Kakšne rešitve nam priporočate?
Če se prepoznate vsaj v enem od opisanih primerov, imate zaradi tega težave in vas skrbi nezadovoljstvo strank, potem nujno potrebujete dokumentni sistem, s tem pa tudi vpeljavo reda in nadzora nad dokumenti v vaši organizaciji. Predlagamo vam, da nam pišete in z veseljem vam bomo svetovali z najnovejšimi izkušnjami in rešitvami.
Zakaj bi naša organizacija za svoje poslovanje uvedla dokumentni sistem?
Najprej zato, ker bi s tem prevzeli kontrolo nad vsemi dokumenti v organizaciji na varen način. S tem si zagotovite enotno hrambo vseh dokumentov, ki jih prejmete iz poslovnega okolja, izdelate interno za svoje lastne potrebe ali pošljete poslovnih partnerjem. Poleg omenjenega dokumentni sistem prinaša veliko prednosti za vašo organizacijo in vaše poslovanje.
Delo z dokumenti bo učinkovitejše, prav tako pa boste dokumente hitreje prejemali, pošiljali, pripravljali in upravljali, kar pomeni neposredne prihranke na vašem času, vire pa boste lahko uporabili za ostale naloge v vaši organizaciji.
Ali moramo imeti akreditiran (certificiran) dokumentni sistem s strani Arhiva RS?
Svetujemo, da že v začetku izberete akreditiran (certificiran) dokumentni sistem, saj boste na tak način uvedli sistem, ki deluje skladno z zahtevami in smernicami, ki jih je predpisal Arhiv RS ter skladno z zakonoma ZEPEP in ZVDAGA. Prav tako imate možnost uporabe akreditiranega (certificiranega) dokumentnega sistema s podporo e-arhivu (v primeru uporabe BusinessConnect) ob vseh zahtevah, ki so zakonsko predpisane.
Koliko časa potrebujemo za uvedbo dokumentnega sistema?
Odvisno od funkcionalnosti in poslovnih procesov, ki jih boste z uvedbo dokumentnega sistema podprli, največkrat pa implementacija traja vsaj dva meseca, in sicer za osnovna modula, kot sta vložišče in likvidacija računov.
Ali je možno, da se uvede dokumentni sistem prej kot v mesecu dni?
Uvedba dokumentnega sistema, ki je vam pisana na kožo, ne more biti uvedena v roku meseca dni. To velja v primerih, ko priredimo poslovne procese, da so popolnoma pisani na vašo kožo. Praviloma je za to potrebno med dvema in tremi meseci, seveda odvisno od števila in kompleksnosti procesov, ki jih želite vpeljati.
Če pa želite vpeljati standardno rešitev, ki je že pred pripravljena kot produkt, pa vam lahko hitro nastavimo vse v sklopu standardne konfiguracije, vi pa prilagodite vaše poslovanje tem funkcionalnostim, kjer jih potrebujete. Takšne rešitve so običajno manj pogoste, vendar zelo hitro pridete do prvih rezultatov. Z nadgradnjo projekta nato nadaljujete, postopoma in premišljeno prilagajate dokumentni sistem vašim zahtevam.
Ali lahko uporabimo lastno že obstoječo večfunkcijsko napravo za skeniranje?
Da, vendar priporočamo, da predhodno preverimo zahtevane lastnosti take naprave za skeniranje.
Kako preprečimo nepooblaščeno branje dokumentov?
To je osnova funkcionalnost dokumentnega sistema BusinessConnect/GovernmentConnect, za varnost je poskrbljeno na način dodeljenih vlog in pravic.
Kako si lahko izračunamo prihranek, ki ga bomo dosegli z uvedbo DMS?
Če imate pri vašem poslovanju veliko število vhodnih in/ali izhodnih dokumentov, z uvedbo DMS uvedete elektronsko upravljanje in arhiviranje teh dokumentov. S tem prihranite porabo papirja, tonerjev in tiskalnikov.
Ti prihranki znašajo tudi prek 30.000 evrov na leto.
Dodatni prihranki, ki pa jih je težje oceniti, izhajajo iz manjše porabe časa, potrebnega za vse postopke, manjšega števila napak, ki se zgodijo pri pretipkavanjih dokumentov ter s kontrolo nad nabavo.
Ali lahko do dokumentov dostopamo od zunaj (na primer na poti ali doma)?
Da. Če vaš oddelek informatike in vaša varnostna politika omogoča tak dostop do podatkov kjerkoli na spletu, lahko prosto dostopate do teh dokumentov, vsekakor skladno s politiko pravic in vlog. Velikokrat se naročnik odloči tudi za t. i. dokumentni sistem v oblaku, kjer je prav tako možno dostopati do dokumentov od kjerkoli.
Če imamo več podjetij, ali potrebuje vsako podjetje svojo postavitev sistema?
Ni potrebno, s funkcionalnostjo modula "Multi-company" namensko rešujemo vklop več podjetij v isto infrastrukturo IT, kjer je avtentikacija in avtorizacija urejena na nivoju posameznega podjetja ali za celotno skupino.
Koliko podpisnikov mora biti na prejetih računih, da smo skladni z zakonodajo?
To v zakonodaji ni določeno. Število podpisnikov za prejete račune je zgolj za kontrolo v posamezni organizaciji, ki sistematično uredi potrjevanju (e-)računov na nivoju celotne organizacije.
Kakšne vrste podpisov naj uporabimo pri podpisovanju dokumentov, na primer za prejete (e-)račune?
Lahko podpisujemo z elektronski podpisom oziroma digitalnim potrdilom?
Ni nujno, je pa zelo zaželeno. V Avtenti zelo spodbujamo obstoječe in nove uporabnike, da čim prej preklopijo na podpisovanje dokumentov (pogodb, (e-)računov …) z uporabo podpisa z digitalnim certifikatom.
Želimo uvesti dokumentni sistem, poznamo tveganja, pa vendar, kaj moramo še narediti, da bo projekt uvedbe dokumentnega sistema potekal čim bolj gladko?
Predlagamo, da najamete naš tim svetovalcev, ki bodo poskrbeli, da boste z našimi idejami, rešitvami in pozitivnim pristopom maksimalno zadovoljni ter rešili vse svoje težave pri delu z vsemi dokumenti in procesi v organizaciji.
Ali nam lahko zagotovite, da dokumentov v primeru, da uporabljamo dokumentni sistem BusinessConnect /GovernmentConnect skupaj z elektronskim arhivom, ne moremo izgubiti?
Če boste upoštevali naša priporočila in navodila ter vso informacijsko podporo tudi izvajali, se vam izguba podatkov ne bi smela zgoditi. Seveda pa morate dokumente vseeno umeščati v dokumentni sistem oziroma skrbeti, da se ta proces redno in kontrolirano izvaja.
