Vsi imamo radi kakovostne izdelke in storitve in doseganje standardov kakovosti je zato še kako pomemben korak za vsako podjetje. Ne glede na to, koliko časa in naporov zahteva, je to lahko investicija, ki dolgoročno pomembno vplivala na posel. Tako z vidika organizacije, vodenja in pristopanja k delu, kot tudi promocije. A ravnanje v skladu s standardi je neločljivo povezano tudi z urejeno dokumentacijo in samo v urejenih okoljih lahko na koncu zares uspeva tudi visoka kakovost.
Zagotovo ste že slišali za rek »red mora biti, pa četudi slab«, ki se danes ponuja kot precej dobra ponazoritev stanja v številnih poslovnih okoljih. Podjetja se v želji, da bi kakovost poslovanja spravila v prakso, namreč pogosto zatekajo k uvajanju različnih pravilnikov in standardov kakovosti, s katerimi bi urejala procese in k sodelovanju vabila nove stranke, pa naj bo, kar bo.
Vse lepo in prav. Izziv pa nastane, ko je procesov, posebej pa dokumentacije, s katero bi vodili nadzor nad ISO postopki, preveč. Dokumenti so namreč živa stvar, spreminjajo se, dopolnjujejo, podpisujejo, zato je nad njimi mogoče hitro izgubiti nadzor, še posebej, če za organizacijo dokumentov niso doslej ničesar naredila — saj veste, še vedno jih hranijo na trdih diskih različnih računalnikov, tiskajo samo tiste, ki jih najbolj potrebujejo, nanje pišejo opombe in jih nato založijo.
A standarde kakovosti je treba periodično obnavljati, kar pomeni, da se v dokumentno neurejenem okolju v času nove periode, ko obisk napove ISO presojevalec, pogosto začne prava tekma s časom. Zaposleni bezljajo, porabijo ogromno časa in energije za iskanje in usklajevanje zadnjih različic dokumentov ter tarnajo, da se jim nevestno ravnanje z dokumenti še kako maščuje. Pa so dokumenti res zgolj njihova skrb?
Priprava in vodenje ISO dokumentacije sta ekipni šport
Učinkovito vodenje standarda kakovosti na nivoju podjetja ni in ne sme biti le izziv posameznih zaposlenih. Gre namreč za ekipni šport, ki zahteva pravočasno ukrepanje in visoko usklajenost tako sodelavcev kot tudi številnih dokumentov. Zaposleni morajo namreč vsak hip vedeti, nad katerimi dokumenti se vodi kontrolni postopek in na kakšen način naj z njimi ravnajo.
A ne prehitevajmo. Da bi lahko sploh vzpostavili nadzor nad dokumentnim okoljem, se moramo najprej ozreti v notranje procese v podjetju in ugotoviti, na kakšen način sploh poteka delo z dokumenti.