Info portal

Idealna uporabniška izkušnja za brezpapirno poslovanje

Objavljeno v kategoriji Članek za 3 minute, 12 sekund branja Avtor članka:

DIGITALNO POSLOVANJE

V zadnjih desetih letih je prišlo do veliko sprememb, ki so vplivale na poslovanje. Hiter internet, pametne mobilne naprave, PDF je izrinil papir. Tehnologije so nas naredile mnogo bolj produktivne. Po drugi strani lahko sedaj eno nalogo opravimo na številne načine. Že pri e-pošti in koledarju je veliko možnosti. Eni uporabljajo Google pošto in koledar, drugi Outlook, tretji Thunderbird. Pri namenskih aplikacijah, na primer za vodenje opravil ali shranjevanje dokumentov, je izbira še mnogo bolj pestra. Od fotografiranja dokumentov s pametnim telefonom in nalaganja na Dropbox, do kompleksnih rešitev za velika podjetja, na varni infrastrukturi, z integracijami do vseh poslovnih sistemov. Po plati tehnologije je skoraj vse možno.

Uradni začetek digitalnega poslovanja

2006 smo začeli uradno poslovati digitalno. Sprejet je bil zakon, elektronski dokumenti so postali enakovredni tiskanim. To je bil čas, ko nismo poznali Facebooka, iPhona ali Youtuba. 9 od 10 poslovnih dokumentov smo poslali ali prejeli po navadni pošti. Enota za obračun spletne hrambe je bila megabajt.

Kakšen je svet danes in kako smo mu prilagodili naše formalno poslovanje?

Danes je svet zelo drugačen. Hiter internet, pametne mobilne naprave, pošiljamo si PDF-je, sestankujemo po Skypu, vse poteka zelo hitro.

Je naše formalno poslovanje tudi naredilo tak preskok kot tehnologija ali še vedno vzporedno delamo s papirji? Ali smo vzpostavili le varne hrambe in arhive ali smo spremenili tudi navade? Se še vedno borimo z zajemanjem papirja? Skeniramo, pretipkavamo ali digitalno prepoznavamo vsebine? Če v celoti odpravimo papir lahko prihranimo veliko stroškov in ustavimo ogromno vrednosti.

 

Kako nam pri brezpapirnem poslovanju pomaga profesionalna tehnologija?

S profesionalno tehnologijo, kot je BusinessConnect, pridobimo številne prednosti serijsko. Na primer papirnate dokumente in fascikle hitro in varno spravimo v digitalno okolje. Zaposleni hitro najdejo prave verzije gradiv in vidijo vso zgodovino sprememb. Tudi sodelovanje gre lažje. Dokumenti hitro zaokrožijo v podpisovanje, preverjanje in vedno puščajo za seboj sled odgovornosti za izvedbo nalog. Najboljše rešitve sledijo spremembam področne zakonodaje in hramba je vedno skladna s pravili. V zadnjih letih je prav tako postalo normalno dostopanje do dokumentov preko mobilnih naprav in digitalno podpisovanje dokumentov na daljavo, brez kompromisov pri varnosti.

 

Kdaj vsa ta tehnologija deluje učinkovito?

Zagotovljena morata biti dva robna pogoja: procesi in uporabniška izkušnja.

Želimo pridobiti urejene procese, red, varnost, boljši nadzor nad dogajanjem z dokumenti v podjetju, izogniti se tiskanju in kopiranju dokumentov ter s tem nepotrebnega arhiviranja večjega števila kopij enega dokumenta, skrajšati čas obdelave dokumentov ter slediti odgovornosti posameznikov za dokumente.

Podjetje mora hitro prilagoditi svoje procese, na pravi način in ob tem razviti nove navade. Zelo pomembno je, da se takoj ukine papirni tok dokumentov. V nasprotnem primeru si samo podvojimo delo. Kaj pa skeniranje? Bomo še naprej skenirali in si želeli še boljši »ocr«? Najboljša rešitev je čimprejšnja vzpostavitev e-izmenjave dokumentov s partnerji.

Enako pomembno pa je pravilna uporabniška izkušnja:

  • optimizacija procesov,
  • preglednost,
  • intuitivnost,
  • mobilnost,
  • digitalno podpisovanje,
  • izmenjava podatkov in dokumentov.

Njena vloga je bistveno večja, kot smo verjeli doslej. Z njo je lažje doseči podporo vodstva, poenostaviti delovanje organizacije in celo hitreje doseči elektronsko izmenjavo dokumentov z zunanjimi partnerji.

Tehnologije so nas naredile mnogo bolj produktivne. Vendar pa vsa ta tehnologija deluje učinkovito le, če sta dana dva robna pogoja – procesi in uporabniška izkušnja. Podjetje mora hitro prilagoditi svoje procese, na pravi način in ob tem razviti nove navade. Pomembno je, da digitalizacija notranjih procesov in tudi poslovanje s strankami poteka vzporedno in uravnoteženo.

Preberite tudi

10 slabih navad papirnega poslovanja in kako jih odpraviti
Preberi več
Si želite tudi vi povezati vse procese v podjetju in početi to, v čemer ste dobri, še bolje.

POŠLJI POVPRAŠEVANJE