Info portal

10 slabih navad papirnega poslovanja in kako jih odpraviti

Objavljeno v kategoriji Članek za 4 minute, 19 sekund branja Avtor članka:

Na podlagi zbranih izkušenj smo pripravili seznam 10 najslabših navad ter izzivov, s katerimi se soočajo podjetja brez dokumentnega sistema.

Svetovna banka vsako leto izda lestvico prijaznosti poslovnega okolja posameznih držav. Slovenija se letos na njej med 190 državami uvršča na 30. mesto, kar je dobro. Pri enostavnosti plačevanja davkov je celo na 24. mestu. A imamo tudi precej slabih uvrstitev. Pri enostavnosti ustanovitve podjetja smo na 49. mestu, pri enostavnosti pridobivanja gradbenih dovoljenj pa šele na 80. Naravnost katastrofalna pa sta podatka o uveljavljanju pogodbenih pravic (119. mesto) in enostavnosti pridobivanja posojila (133. mesto). V vseh naštetih kategorijah je Slovenija glede na leto prej nazadovala.

Vsem omenjenim področjem je skupno predvsem to, da so močno odvisna od dokumentov in postopkov, povezanih s papirnim poslovanjem. V zadnjem desetletju smo pomagali optimizirati papirno poslovanje v številnih podjetjih in organizacijah vseh velikosti. Na podlagi zbranih izkušenj smo pripravili seznam 10 najslabših navad ter izzivov, s katerimi se soočajo podjetja brez dokumentnega sistema.

 

1. Podpisovanje dokumentov

V podjetjih dokumente praviloma pripravljajo osebe, ki niso njihovi končni podpisniki, saj niso odgovorna oseba podjetja. V praksi nato ogromno časa porabijo za usklajevanje in pridobivanje podpisov, saj dokumenti krožijo po elektronski pošti, tiskalnikih, skenerjih in drugih poteh.

Rešitev: V dokumentnem sistemu dokumenti bistveno hitreje pridejo do ustreznih oseb, ki jih lahko kadarkoli odobrijo oziroma digitalno podpišejo.

 

2. Kopiranje dokumentov

Zaposleni pogosto uporabljajo zadnjo različico dokumenta kot predlogo za vse novo nastale dokumente, zato v njih (pre)pogosto ostane spregledan kakšen star podatek, ki je lahko moteč ali pa celo nevaren (datum, ime, odpovedni rok, znesek, odgovorne osebe ...).

Rešitev: V dokumentnem sistemu se že nahajajo ustrezne predloge in osnutki dokumentov skupaj z navodili za dopolnitve. Računalniški sistem lahko že samodejno vstavi vse zaporedne številke, šifrante in druge prednastavljene vrednosti.

 

3. Tiskanje in uničevanje dokumentov

Tiskalniške navade so včasih prave razvade. Zaposleni natisnejo ogromne in predvsem nepotrebne količine dokumentov, ki jih morajo pozneje zaradi varovanja osebnih podatkov ali drugih razlogov fizično uničiti, kar je časovno zamudno in neprijazno do okolja, takšna poraba virov pa je vse prej kot racionalna.

Rešitev: Zaposlene je treba prepričati, da spremenijo svoje navade in tiskajo le najnujnejše dokumente.

 

4. Arhiviranje dokumentov

Zakon podjetjem nalaga srednjeročno in dolgoročno hrambo papirnih dokumentov glede na njihovo namembnost. V praksi to pomeni, da dokumenti več let ždijo v škatli v omari, nato pa gredo v uničenje. Poleg tega, da zavzemajo dragocen pisarniški prostor, je dokumente v papirnatem arhivu zamudno iskati, ob morebitnem prehitrem uničenju dokumentacije pa podjetju grozi, da pride navzkriž z zakonodajo.

Rešitev: Vsi boljši dokumentni sistemi poznajo odlične arhivske rešitve. Vsi dokumenti so elektronsko hranjeni skladno z zakonodajo, arhiv se ustvarja sproti, zaposleni pa informacije v digitalnih dokumentih najdejo s par kliki ter osnovnim ali razširjenim iskanjem.

 

5. Skeniranje dokumentov

Skeniranje papirnih dokumentov je zamudno, posebej, če je skener slabše kakovosti in se podatki shranjujejo ročno.

Rešitev: Priporočamo uvedbo sodobne rešitve za elektronsko izmenjavo podatkov in njeno integracijo z dokumentnim sistemom.

 

6. Izgubljeni dokumenti    

Papirnate dokumente lahko zaposleni hitro izgubijo ali založijo, njihovo iskanje pa je zamudno, prav tako tudi ustvarjanje novega dokumenta.

Rešitev:V dokumentnem sistemu skoraj ni možnosti, da bi se dokumenti izgubili.

 

7. Zasičenost s papirjem

 

Ogromno papirne dokumentacije, ki jo je treba prebrati, potrditi, podpisati, preposlati ali izvesti kakšno drugo operacijo, obremenjuje zaposlene, posebej če se kupi papirja kopičijo po delovnih mizah.

Rešitev:Delo z dokumenti v dokumentnem sistemu je bistveno preglednejše, natančnejše in hitrejše.

 

8. Napake pri ročnem vnosu

Ko delamo s papirno dokumentacijo, ki se nato digitalizirajo ali pa prepisujejo v poslovno-informacijski sistem, lahko prihaja do napak pri vstavljanju pravilnih številk posameznega dopisa, potnega naloga, vloge za dopust, pogodbe, naročilnice ali drugega dokumenta.

Rešitev: V dokumentnem sistemu, ki je povezan z drugimi rešitvami, so kadrovske evidence, številke potnih nalogov, vloge za odsotnost in drugi podatki vseskozi ustrezno vodeni, na voljo ustreznim osebam in skladni z zakonodajo.

 

9. Nepopolna vsebina dokumentov

Zaposleni v pisarnah morajo v dokumentih pogosto navajati različne pravne podlage ali sklicevanju na druge vsebine. Če teh ni, lahko pride do zavrnitve vloge, kršitve zakonodaje in podobnih težav.

Rešitev: Dokumentni sistem pozna vse dokumente (na primer pogodbe, anekse, prevzemne ali reklamacijske zapisnike, zahteve standarda ISOin druge), ki so povezani z osnovnim dokumentom.

 

10. Vaba za inšpektorje

Slabo organizirano delo s papirno dokumentacijo je vaba za različne inšpektorje, ki v poslovanju hitro najdejo pomanjkljivosti in napake, povezane z napačno vodenimi ali evidentiranimi dokumenti. Sledijo kazni za odgovorne osebe.

Rešitev: Akreditiran dokumentni sistem in urejena dokumentacija v njem močno zmanjšata tveganje za kazen ob morebitnem inšpekcijskem nadzoru.

 

Si želite tudi vi povezati vse procese v podjetju in početi to, v čemer ste dobri, še bolje.

POŠLJI POVPRAŠEVANJE