Info portal

Kako digitalizacija spreminja banke

Objavljeno v kategoriji Članek za 3 minute, 8 sekund branja Avtor članka:

Kako zoper predsodke, da edino papir predstavlja varen dokument? Kako prepričati stranke v bankah, da podpisujejo dokumente z digitalnim podpisom? Finančnik in strokovnjak za digitalizacijo Matej Golob Matzele opisuje postopke od papirja k digitalnim dokumentom oziroma kako so v finančnih ustanovah vpeljali dokumentni sistem: »Informacijska varnost je v bančništvu najpomembnejša. To je proces, ki se nikoli ne zaključi, vedno je treba vlagati čas, znanje in denar v varnost. Za vsako vpeljavo novega produkta, procesa ali orodja je treba izdelati zelo podrobne elaborate. Tudi zato imajo banke zaposleno osebo, ki je odgovorna za informacijsko varnost, njen angleški naziv je Chief Information Security Officer (CISO). Pomembno je, da ima banka nadzor nad tem, kako zaposleni delijo dokumente, saj ko jih pošljejo v oblak, nad njimi banka nima več nadzora, je pa zato ključnega pomena, kdo ima dostop do njih v oblaku.« Poudarja, da je izjemnega pomena zlasti zavedanje zaposlenih, da so prav oni najprej in najbolj odgovorni za varnost dokumentov. Od tega, katere datoteke delijo, do tega, katera elektronska sporočila odpirajo. »Izobraževanje zaposlenih in spodbujanje digitalne kulture sta dva nujna procesa,« poudarja Golob Matzele.

Golob Matzele je vodil tudi procese digitalizacije v drugi največji slovenski banki Novi KBM, ki ima zdaj vse interne podatke shranjene v oblaku, kjer so vsem in vedno na voljo, obenem pa obstaja revizijska sled za vsak dokument. »Si predstavljate, kako je bilo še pred nekaj leti z dokumenti v bančništvu? Da je uprava dobila dokument, so ga morali podpisati pripravljavci, nato še odgovorne osebe, dokument je moral biti zabeležen v registru internih aktov. To je danes popolnoma nepotrebno, saj vse poteka digitalno. To so preproste stvari, ki olajšajo delo v večjih organizacijah. Gore fasciklov so preteklost!«

Obenem pa Golob Matzele pove, da se je postopek brezpapirnega poslovanja začel zelo enostavno, in sicer, da je tiskanje postalo razmeroma oteženo. Organizacijo tiskanja so prenesli na zunanjega izvajalca, ker pa ima vsak računalnik svoj IP naslov, so analizirali tiskalnike in število natisnjenih dokumentov na njih ter zmanjšali njihovo število; uvedli so sistem kartic, ki je zahteval prevzem dokumentov s kartico, s čimer so tudi odpravili tveganje, da nepooblaščena oseba prevzame ali vidi natisnjen dokument. Če je pred uvedbo brezpapirnega poslovanja vsaka pisarna imela svoj tiskalnik, so uvedli po en ali največ dva tiskalnika na nadstropje. »To je občutno zmanjšalo število natisnjenih strani, tudi večja previdnost in preudarnost med zaposlenimi, kaj tiskajo in ali res potrebujejo barvne kopije … To je prineslo znatne prihranke, obenem pa zavedanje, da je tiskanje potrebno res le v izjemnih primerih, ko ni možno brati digitalnih dokumentov.«

Golob Matzele, ki je sodeloval pri digitalizaciji v dveh slovenskih bankah, in sicer v Abanki in NKBM, vidi predvsem dve posledici brezpapirnega poslovanja:

  1. Brezpapirno poslovanje v banki optimizira stroške najprej z odpravo papirja, nato pa s spremembo delovnih procesov, saj ni več dokumentov, ki jih je treba z interno pošto prenašati med zaposlenimi ali med poslovalnicami.
  2. Tudi v odnosu do strank se znižajo stroški in optimizirajo procesi. Za večino bančnih produktov stranka, ko obišče poslovalnico, dokument podpiše na elektronsko tablico.

»Stranke dokumentov ne dobijo več natisnjenih, temveč jih bančni uslužbenec pošlje v njihovo mobilno ali spletno bančno aplikacijo ali pa na spletni portal, do katerega dostopajo s svojim uporabniškim imenom in geslom. Tak postopek je hitrejši, banki omogoči prihranek pri tiskanju, stranki omogoči, da ima arhivirano dokumentacijo,« pojasni Golob Matzele.

Preberite tudi

Digitalizacija zahteva agilno vodenje procesov, ne pa stopicanje na mestu
Preberi več
Koliko časa si lahko privoščite poslovanje brez interneta?
Preberi več
»Digitalizacija pomeni novo stopnjo v človeškem razvoju in se ne bo nikdar končala«
Preberi več
X

Ne zamudite naših novic

Sporočila pošiljamo enkrat mesečno, nanašajo pa se na nove zapise, priročnike, dogodke in druge koristne vsebine s področja dokumentnih sistemov in SAP rešitev.