Pri odločanju za dokumentni sistem BusinessConnect se stranke vedno vprašajo: koliko časa traja takšen postopek implementacije in koliko ljudi bo moralo pri tem sodelovati. Vodja Avtentinega produkta BusinessConnect Mojca Skok na podlagi dolgoletnih izkušenj odgovarja: Na oboje lahko izdatno vplivate vi! Kako? S tem, da čim bolj jasno in natančno definirate vaše zahteve in želje po storitvah v novem dokumentnem sistemu.
Prvo in eno najpomembnejših vprašanj, ki se pojavi pri odločitvi za vpeljavo dokumentnega sistema BusinessConnect, je, kaj narediti z obstoječimi dokumenti. Če se podjetje odloči za migracijo oziroma prenos v BusinessConnect, je najprej potreben razmislek in odločitev, ali je migracija del projekta ali pa bo naročnik dodatno najel prejšnjega izvajalca, da dokumente prenese na določeno mesto, od koder jih BusinessConnect zajema. Past, v katero se lahko uporabnik ujame, je, da se zaradi nezanesljivosti prenašalca dokumentov lahko postopek zavleče. Najpogostejši razlog za zamenjavo je zastarelost sistema in nekakovostni podatki. Potrebno je sprejeti odločitev, katere podatke se bo preneslo, katere pa pustilo. Vsekakor pa migracija dokumentov v BusinessConnect sam postopek implementacije podaljša. Vodja produkta Mojca Skok zatrjuje, da postopek implementacije pri stranki, ki ima okoli 50 uporabnikov, ter se je odločila za vsaj dva modula od skupno 10, ki jih vsebuje BusinessConnect, najpogosteje traja tri mesece. Seveda je možno implementacijo izpeljati tudi hitreje, če se organizacija odloči za osnovni modul vložišče.
Pomembno je tudi vprašanje, kdo od zaposlenih mora biti vpet v vpeljavo dokumentnega sistema. Po besedah Mojce Skok so ključni sogovorniki pri implementaciji skrbniki procesov. Kdo so to, je odvisno od posameznega modula. Pri osnovnem modulu vložišče je to šefica vložišča oziroma splošne službe ali glavne pisarne. Pri modulu kadrovska služba je to glavna kadrovica v podjetju. »Ključno pa je, da organizacija imenuje skrbnika dokumentnega sistema, ki razume delovanje sistema in na kogar se zaposleni najprej obrnejo, ko potrebujejo pomoč ali nasvet glede uporabe,« pove Skokova.
Pet korakov do dokumentnega sistema
Celoten postopek, od razmisleka do uporabe dokumentnega sistema BusinessConnect, lahko razdelimo na pet korakov:
Prvi korak
Vodilni v organizaciji, ki se zavedajo potrebe po digitalizaciji poslovnih procesov in zato želijo uvesti dokumentni sistem, morajo sprejeti odločitev: ali se bodo odločili za nizkocenovno garažno podjetje ali za certificiranega ponudnika dokumentnega sistema. V prvem primeru bodo zagotovo dobili izjemno poceni rešitev, vendar pa je tveganje, koliko časa bo ponudnik sploh lahko skrbel za sistem, koliko svetovalcev sploh ima za pomoč pri implementaciji in nadaljnje vzdrževanje, ter ali bo sploh preživel dolgoročno na trgu, znatno. Američani to dilemo opišejo s pregovorom »If you pay peanuts, you get monkeys«. V prejšnji državi je bil pregovor, povezan predvsem z razočaranjem ob nakupu novega avtomobila, »Kakva meni plata, takva tebi vrata«. Slovenski pregovor pa pravi »Mal dnarja, mal muske«. S tem želimo zgolj opozoriti, da je razmerje med ceno in kakovostjo na področju digitalnih sistemov povsem na mestu.
Drugi korak
Ko organizacija išče najbolj primeren dokumentni sitem, mora zelo natančno vedeti, kaj natančno potrebuje. Potrebna je analiza in definiranje specifičnih zahtev. To je pogoj za realno ponudbo. Sledijo predstavitve funkcionalnosti dokumentnega sistema.
Tretji korak
Po podpisu pogodbe sledi priprava na implementacija sistema. V tej fazi je ključno, da zna naročnik čim bolj natančno opisati delovni proces. S tem omogoči konfiguriranje in prilagajanje dokumentnega sistema svojim navadam. Vodilo Avtentinih svetovalcev je, da vedno prisluhnemo stranki in prilagodimo dokumentni sistem njihovim sprecifičnim željam in potrebam. Ta faza vsebuje tudi prikaz praktičnega dela.
Četrti korak
Četrti korak je razvoj integracij. Začne se tako, da se izvede delavnica z vsemi izvajalci, ki se dogovorijo o najboljši tehnični rešitvi povezave. Potrebno je sodelovanje med vsemi deležniki.
Peti korak
Zadnja faza vsebuje namensko izobraževanje, namenjeno posameznim zaposlenim, ki so odgovorni za določena področja. Po zaključku izobraževanja sledi prehod na produkcijo. Avtentini svetovalci pridejo k vam in vas vodijo pri prvih korakih uporabe dokumentnega sistema BusinessConnect.
Imate vprašanje?
Želite izvedeti več? Pošljite nam vprašanje na alja.vozel@avtenta.si, z veseljem bomo odgovorili na vaša vprašanja.
