Dokumentni sistem GovernmentConnect vam omogoča prehod na digitalne delovne procese. Hitrost postopkov se poveča, pa čeprav zaposleni delajo od doma, kajti to jim omogoča GovernmentConnect. Razlogi, da se odločite za dokumentni sistem, so:
1.
Zato ker GovernmentConnect podpira ZUP postopke: Zakon o upravnih postopkih (ZUP) določa način obravnave in vodenja vlog občanov. Vsak tip vloge ima natančno določeno, v kolikšnem času mora biti vloga rešena. Dokumentni sistem GovernmentConnect omogoča natančno sledljivost, kdaj je vloga prišla na občino, kdaj jo je zaposleni prevzel in kdaj začel s postopkom. Dokumentni sistem vsebuje avtomatske opomnike, ki zaposlenega opozarjajo na iztek rokov pri obravnavi vloge. Strokovni sodelavec ima v dokumentnem sistemu tudi podatke, ali je bila vloga ob oddaji popolna ali pa je moral stranko pozvati k dopolnitvi vloge.
2.
Ker zaposlenim v občinski upravi omogoča transparenten pregled nad reševanjem zadev. Še ena funkcionalnost dokumentnega sistema, da vodjem omogoča pregled, koliko vlog imajo strokovni sodelavci v obravnavi, na voljo jim je tudi statistika o deležu pravočasno in uspešno rešenih vlog. Vodjem omogoča tudi razporejanje zadev zaradi preobremenjenosti oziroma zasedenosti strokovnega delavca k manj obremenjenim.
3.
Ker je vsa dokumentacija na enem mestu, dostop do nje pa imajo skladno s pravicami vsi uporabniki. To omogoča strokovnemu sodelavcu popoln pregled, lažji dostop, predvsem pa hitrejše reševanje postopka. Vsekakor to vodi k večjemu zadovoljstvu občanov nad občinskimi storitvami. Kadar je določeni strokovni delavec odsoten, ima drug uporabnik oziroma strokovni delavec prek nadomeščanja natančen vpogled v trenutno nerešene, delno rešene in rešene zadeve, zato lahko brez težav nadaljuje z reševanjem zadev, saj na ta način točno vidi, v kateri fazi je postopek, ter dostopa do vseh potrebnih dokumentov in s se s tem izogne iskanju fizičnih dokumentov.
4.
Ker omogoča revizijsko sled: Vsak vpogled in vsaka sprememba kogarkoli v katerikoli dokument je v dokumentnem sistemu GovernmentConnect zabeležen. Vidni so podatki, kdo je kdaj dostopal do dokumenta in kaj je z njim počel. Ko se uporabnik premika po starejših verzijah dokumenta, četudi jih je več deset, lahko natančno vidi, kakšen je bil dokument v starejših različicah, kateri podatki so bili in jih ni več v končnih različicah. Ker dokumentni sistem GovernmentConnect vsebuje vse smernice za varstvo osebnih podatkov (GDPR), vašim zaposlenim ni treba skrbeti za dodatno zaščito podatkov o osebnih strankah, namesto njih to poskrbi dokumentni sistem.
5.
Ker v celoti podpira delo na daljavo, to pa so vsi vodje in zaposleni cenili še zlasti v lanskem koronskem letu. Uporabniki so v dokumentnem sistemu imeli dostop do celotnih zadev (vhodna pošta, izhodna pošta, lastni dokumenti,…) in ni bilo težav, ker niso mogli dostopati do fizičnih zadev, ki so ostale v pisarni. Celoten proces dokumenta se namreč izvede digitalno: izdelava, sodelovanje pri pripravi dokumenta, digitalni podpis in odprema potekata znotraj sistema.
6.
Ker GovernmentConnect sledi spremembam, ki jih narekuje Uredba o upravnem poslovanju, ki se vse bolj prilagaja digitalnem poslovanju: S tem, ko uporabniki uporabljajo GovernmentConnect, je njihovo poslovanje avtomatsko skladno z uredbo, ki jo morajo upoštevati pri svojem delu, pa četudi še niso seznanjeni z novostmi.