Info portal

Kako prenesti dokumente v nov sistem, da se izognemo glavobolom in nočnim moram?

Objavljeno v kategoriji Članek za 5 minut, 6 sekund branja Avtor članka:

Strah je povsem upravičen: če se prenosa podatkov in dokumentov v nov sistem lotimo površno, nesistematično ali napačno, je to tlakovana pot do katastrofe. Podatki so neprecenljivi in iskreno vam svetujemo, da jih zaupate zgolj izkušenim strokovnjakom. Nobena resna odvetniška pisarna si ne more privoščiti, da bi izgubila ali poškodovala podatke iz svojega arhiva. Alja Forte, svetovalka za dokumentni sistem v družbi Avtenta, vam na podlagi večletnih izkušenj z migracijami zaupa, na kaj morate paziti pri prenosu podatkov in dokumentov.

Kaj je recept za uspešno in učinkovito migracijo podatkov in dokumentov v nov dokumentni sistem?

»Ko Avtentini strokovnjaki izvajamo migracijo podatkov, najprej izpeljemo testno migracijo. Nikoli ne prenašamo vseh podatkov in dokumentov naenkrat, vedno postopoma po nekaj map. Stranka mora biti pripravljena, da kontrolira prenešene podatke in da že sproti preverja, ali se migrirani podatki ujemajo. Če se zgodi, da ni ujemanja primarnih in prenesenih podatkov, moramo preveriti, zakaj je prišlo do odstopanja. Ali namreč prvotnega podatka ni bilo ali pa je bil v drugem polju in je zato treba spremeniti mapirno tabelo.

Zelo pomembno je, da imajo v odvetniških pisarnah pri migraciji dokumentov informacije o tem, kakšne tipe oziroma formate datotek so uporabljali v preteklosti. Ko gre za tipe datotek, ki niso več podprti, jih je pred migracijo potrebno pretvoriti v novejši tip datoteke.

Pri sami migraciji pa je pomembno tudi to, da nam stranka zagotovi dovolj podatkovne kapacitete. Za migracijo namreč potrebujemo vmesni disk z dovolj prostora za prenos podatkov. V odvetniških pisarnah se morajo zavedati, da so dobro migrirani podatki pomembni tudi za iskanje dokumentov v novem sistemu. Po vseh podatkih, ki jih prenesemo, lahko stranka v novem sistemu išče dokumente.«

Kaj so najpogostejši vzroki za zamenjavo dokumentnega sistema?

»Najpogostejši razlogi za migracijo je zamenjava sistema zaradi zastarele tehnologije, ki ni več skladna z zahtevami novega operacijskega sistema, ali pa stari sistem ne sledi zakonodaji, saj ne zagotavlja standardov, ki jih predpisuje zakonodaja. Dokumentni sistemi, če se jih ne nadgrajuje, zastarijo in se ne prilagajajo drugim spremembam na ostalih področjih. Izkušnje tudi kažejo, da pri marsikaterem starejšem dokumentnem sistemu ni več vzdrževanja, niti ni kadrov, ki bi sistem razvijali.«

Kje so najpogosteje pojavijo težave pri prenosu podatkov in dokumentov?

»Največji problem je pri starih sistemih s starimi podatki. Takšni podatki niso bili dobro vneseni ali pa sploh niso imeli kontrol, katere podatke bi morala stranka izpolniti. Ko se je najstarejše podatke prenašalo v novejše sisteme, je prišlo do problema, saj teh podatkov ni bilo. To je problematično predvsem pri tistih strankah, ki morajo pri svojem delu upoštevati različne pravilnike, kot je na primer uredba o pisarniškem poslovanju. Problem smo rešili tako, da smo nastavili ustrezne predefinirane (splošne) vrednosti.«

Kaj se lahko naredi s podatki v stari bazi, kjer se pojavijo takšne težave?

»Na staro bazo nimamo vpliva, izvozimo lahko le podatke, ki jih imamo na voljo. Pri izvoznih tabelah lahko le dodajamo vrednosti: če je nek podatek manjkal v starem sistemu, na primer tip dokumenta, mi prednastavimo splošen tip dokumenta. Na podlagi starega sistema lahko pri nas nastavimo mapirne tabele pred izvozom v novi sistem.«

Kakšni kadri sodelujejo pri migraciji baz podatkov?

»Najpomembneje je, da imamo na strankini strani strokovnjaka, ki pozna obstoječi sistem iz tehničnega vidika. To pomeni, da mora biti kompetenten pri razlagi strukture podatkov, kar nam omogoča izvoz. Mora vedeti, kje se ti podatki nahajajo. To je pomembno predvsem zato, ker imajo stranke podatke shranjene na več bazah. Če nimajo osebe, ki pozna, na katerih bazah se vsi ti podatki nahajajo, se zgodi, da ni prenosa vseh podatkov. Če se ugotovi, da določeni dokumenti manjkajo, jih seveda lahko uvozimo naknadno. Skratka, stranka mora zagotoviti strokovnjaka, ki pozna tehnične značilnosti sistema, in osebo, ki pozna podatke iz vsebinskega vidika in preverja migrirane podatke. Ti dve osebi morata nujno sodelovati pri migraciji podatkov.

Na strani Avtente sodelujemo tri vrste strokovnjakov. Najprej strokovnjak, ki vsebinsko vodi migracijo, s stranko pregleda podatke v starem sistemu in vodi usklajevanja. Ta oseba tudi določi strukturo oziroma mapirno tabelo. Nato programer, pogosto sodelujemo s strokovnjaki iz podjetja Marg, ki so lastniki dokumentnega sistema JusticeConnect in dobro poznajo tudi ostale dokument sisteme ter nam pri tem svetujejo. Nato pa pri migraciji sodeluje še oseba, ki testira uvožene podatke v JusticeConnect.«

Koliko časa takšna ekipa potrebuje za migracijo podatkov?

»Čas je odvisen od tega, iz katerega sistema izvažamo v JusticeConnect, in kako kakovostni so podatki. Za migracijo je zagotovo najbolj optimalno, da skrbnik prejšnjega sistema pripravi podatke za izvoz. Vendar pa se v praksi najpogosteje izkaže, da stranke ne najdejo izvajalca, ki bi izpeljal izvoz podatkov. Pri oceni časa za migracijo podatkov je treba upoštevati poznavanje starega sistema in strukturo podatkov, šele nato začnemo s testnimi izvozi in uvozi, pri čemer mora stranka sodelovati.«

Kako je pri migraciji poskrbljeno za zaupnost podatkov?

»Migracijo v Avtenti izvaja profesionalna ekipa, kjer ima vsak zaposleni sklenjeno pogodbo o varovanju podatkov (Non-Disclousure Agreement oziroma NDA) in osebno odgovarja, če bi morebiti prišlo do kršitev. V Avtenti NDA vedno podpišemo vsi, ki sodelujemo na projektu.«

Če gre vseeno kaj narobe, kakšna je možnost za popravni izpit?

»Napake pri migraciji je vedno možno popraviti. Uvoze podatkov ponovimo. Imamo možnost, da popravimo samo določene dokumente. Že uvožene podatke lahko povozimo z novimi podatki. Na učinkovitost in uspešnost migracije vsekakor vpliva, da stranka sodeluje in preverja uvožene podatke že med testnimi uvozi. Pomembno je, da gredo v produkcijo le tisti podatki, ki jih stranka potrdi.«

Preberite tudi

Kako digitalizacija spreminja banke
Preberi več
Digitalizacija zahteva agilno vodenje procesov, ne pa stopicanje na mestu
Preberi več
Najboljši pomočnik pri vodenju projektov
Preberi več
X

Ne zamudite naših novic

Sporočila pošiljamo enkrat mesečno, nanašajo pa se na nove zapise, priročnike, dogodke in druge koristne vsebine s področja dokumentnih sistemov in SAP rešitev.