Kako vam dokumentni sistem JusticeConnect olajša delo, ko ima dokument več deset različic in kako sploh še lahko sledite spremembam? Kako je v dokumentnem sistemu zaščitena poslovna skrivnost, kar je za delo odvetniških pisarn eden najpomembnejših dejavnikov?
Najprej pojasnimo, kaj omogoča dokumentni sistem JusticeConnect na področju revizijske sledi: Vsak vpogled in vsaka sprememba kogarkoli v katerikoli dokument je zabeležen. Vidni so podatki, kdo je kdaj dostopal do dokumenta in kaj je z njim počel. »V dokumentnem sistemu JusticeConnect se beleži vsaka sprememba. Četudi uporabnik dokument zgolj odpre, ne da bi karkoli spremenil, se zabeleži, kdo je ta dokument odprl, ura in datum dostopa do dokumenta. Če pa uporabnik še kaj spremeni, se zabeleži tudi sprememba. Če si uporabnik shrani dokument na disk, sistem zabeleži uporabnikov prenos dokumenta, obenem pa dokumentni sistem omogoča tudi možnost vodnega žiga, s čimer je na dokumentu vidno, kdaj in kdo ga je prenesel oziroma shranil.
JusticeConnect je akreditiran in podpira revizijsko sled, kar pomeni, da naročnikove želje, ali lahko izbrišemo določeno verzijo dokumenta, ne moremo in ne smemo uresničiti. Vse spremembe so vidne,« pojasnjuje Alja Forte, svetovalka za dokumentni sistem v družbi Avtenta.
Ko se uporabnik premika po starejših verzijah dokumenta, četudi jih je več deset, lahko natančno vidi, kakšen je bil dokument v starejših različicah, kateri podatki so bili in jih ni več v končnih različicah. Uporabniku so na voljo podatki o vsebini dokumenta in metapodatki po verzijah. »Uporabnik lahko preveri, kakšen je bil dokument, preden ga je določeni uporabnik podpisal, kaj je spremenil, kakšen je bil v stanju podpisovanja. To je revizijska sled sprememb,« pojasnjuje Fortejeva. Uporabnik nima vpliva na vmesne verzije dokumenta, spreminja lahko le najnovejšo verzijo.
Dokument se ureja v urejevalniku besedila Word, nato se z ukazom »shrani« avtomatsko prenese nazaj na strežnik v JusticeConnect. Glede na tip dokumenta lahko opredelimo, ali se dokument uporabniku odpre takoj, ali pa mora navesti razlog dostopa. Če je namreč dokument opredeljen kot poslovna skrivnost, ali pa vsebuje osebne ali posebne osebne podatke, mora vsak uporabnik zabeležiti razlog dostopa. Tudi v času odsotnosti, ko uporabnik dodeli nekomu nadomeščanje, se beleži vsak ogled ali sprememba dokumenta. Vsak dokument je namreč sestavljen iz pravic uporabnikov, to so določila, kdo ima pravico vpogleda v dokument. JusticeConnect omogoča delo z različnimi stopnjami tajnosti: interno, zaupno, tajno in strogo tajno. Stopnje tajnosti se v dokumentnem sistemu obnašajo, kot to določajo predpisi za delo s tajnimi podatki in kako ravnati z dokumentarnim in arhivskim gradivom. V JusticeConnect se s pravicami uredi, kdo lahko kreira dokumente z določeno stopnjo tajnosti in kdo lahko do teh dokumentov dostopa.
