Info portal

Kako zaposlene prepričati, da začnejo uporabljati dokumentni sistem?

Objavljeno v kategoriji Članek za 4 minute, 27 sekund branja Avtor članka:

Kolikokrat se vam je že zgodilo, da ste obžalovali odločitev, zakaj ste se podali v zamenjavo informacijskega sistema? Na predstavitvi sistema so bili vaši zaposleni navdušeni nad prikazanimi rešitvami, zato ste se toliko lažje in pogumno odločili za zamenjavo, ob implementaciji pa so se začele težave kar vrstiti. Vsak dan je kdo od zaposlenih prijavil novo napako v sistemu. Vsak dan je kdo od zaposlenih želel izjemo, zakaj on ne bi uporabljal novega sistema. Vedno več zaposlenih je bilo glasno nezadovoljnih. Uporaba sistema na občini se je ustavila.

Kaj lahko kot župan ali direktor občinske uprave storite v takšnih razmerah? Vreči puško v koruzo nikakor ne pride v poštev. Kako torej rešiti nastalo situacijo?

Alja Forte, svetovalka za dokumentni sistem GovernmentConnect v družbi Avtenta, svetuje, kako uporabnike, mlajše in starejše, pa tudi take, ki jih do upokojitve loči le še kakšno leto, prepričati, da začnejo uporabljati dokumentni sistem:

  1. nasvet: Ključno je, da vodje spodbujajo uporabo dokumentnega sistema, da spremembo sprejmejo pozitivno in k uporabi spodbujajo tudi zaposlene. Kjer vodje niso naklonjene digitalizaciji in uporabi dokumentnega sistema, ga sami ne obvladajo ali ga celo potiho bojkotirajo, se dokumentni sistem najverjetneje v celoti ne bo uporabljal.     
      
  2. nasvet: Vodstvo organizacije mora dati jasno navodilo, da se od določenega datuma uporablja zgolj dokumentni sistem in ni več alternativne možnosti za papirne rešitve. Vodja mora jasno povedati, da od določenega roka vse dokumente podpisuje le še digitalno, fizičnih dokumentov ne sprejema več v potrjevanje oziroma podpisovanje.

  3. nasvet: Izkušnje kažejo, da je najbolj učinkovit takojšen in celovit prehod na dokumentni sistem, ne pa postopen samo za določene dokumente ali samo za določene sodelavce.

  4. nasvet: Implementacijska ekipa strokovnjakov na Avtenti, ki sodeluje pri uvedbi dokumentnega sistema GovernmentConnect, se trudi za pozitiven pristop do novih uporabnikov: Obdobje neposredno po implementaciji dokumentnega sistema prilagodimo glede na potrebe stranke. Ko stranka prične z uporabo dokumentnega sistema, so Avtentini svetovalci fizično prisotni pri stranki. V času korone pa se je kot najbolj učinkovito in obenem najbolj optimalno izkazala dostopnost prek telefonov in epošte ter orodij za video pogovore, kot sta zlasti MSTeams ali ZOOM. Svetovalci delajo z uporabniki individualno. Sproti rešujejo konkretne probleme in uporabnikom predstavijo najboljše načine uporabe dokumentnega sistema glede na njegove potrebe. Na takšen način natančno vidijo, kakšen način dela ima stranka in kakšno funkcionalnost lahko prilagodijo glede na strankine potrebe.

  5. nasvet: Implementacijska ekipa Avtentinih strokovnjakov se zaveda pomena dobrega izobraževanja o novem dokumentnem sistemu GovernmentConnect. Izobraževanje mora biti tako teoretično kot praktično, s predstavitvijo konkretnih primerov za vsakega uporabnika. Izjemnega pomena so dobro pripravljena uporabniška navodila, ki uporabniku jasno povedo, kje dobi podporo za rešitev svojih težav. Po določenem času se neposredna komunikacija uporabnikov osredotoči na administratorja. Administrator je običajno oseba, ki je vključena v projekt že od same implementacije dokumentnega sistema, pri izobraževanjih in pri individualni pomoči. Na takšen način administrator pridobi največ znanja in lahko v nadaljevanju večino 'težav' reši sam. V kasnejšem obdobju skrbi zlasti za posodabljanje sistema in Avtentinim strokovnjakom sporoča potrebe po novih funkcionalnostih.
Alja Forte

Kaj pa Alja Forte svetuje, kadar se nad nebom zbere toliko črnih oblakov z energijo nezadovoljnih uporabnikov, kako v takšnih razmerah pomagati občinski upravi in dati digitalni pospešek delovnim procesom?

  1. »Ko se nabere kritična masa nezadovoljnih uporabnikov, Avtentini strokovnjaki preverimo, zakaj se je sploh nabrala. Skupaj z administratorjem pregledamo seznam odprtih zadev, pretresemo možnosti, kaj lahko spremenimo in zagotovo izpeljemo še dodatna izobraževanja za uporabnike.«

  2. »Izkušnje kažejo, da se učinkovitost in pozitivni doprinos dokumentnega sistema ustavi, ko vodje podelijo preveč izjem svojim zaposlenim. Zato je naš iskren nasvet: čim manj izjem in čim manj popuščanja. Zaposlene je treba spodbujate, da vsi uporabljajo dokumentni sistem, ne pa, da ohranjajo stare delovne procese. Vodstvu organizacije pa priporočamo razumevanje, ker se v procesu uvajanja novega dokumentnega sistema procesi odvijajo počasneje, morda se kak projekt tudi nekoliko časovno zamakne in pri tem je zaželeno razumevanje vodstva.«

  3. Kaj odgovoriti starejšim uporabnikom, ki jim do upokojitve manjka le še kakšno leto in zato ne vidijo smiselnosti, zakaj se morajo učiti uporabljati nov sistem? »Da je učenje novih stvari dobro za njih, saj jim da nove kompetence, novo znanje in morda podlago za računalniško aktivnost v pokoju. Obenem jim razbije rutino in je tudi delo v čakanju na upokojitev bolj dinamično,« svetuje Alja Forte.

Vas zanimajo najboljše rešitve dokumentnega sistema za vašo občino? Pišite nam na naslov sasa.spolar@avtenta.si in potrudili se bomo, da najdemo najbolj optimalno rešitev za vas.

Napredne in uspešne občine prisegajo na GovernmentConnect. Dovolite, da navdušimo tudi vas!

Preberite tudi

6 razlogov, zakaj občine potrebujejo najboljši dokumentni sistem
Preberi več
Digitalizacija tudi od občin zahteva agilno vodenje procesov
Preberi več
Kako prenesti dokumente v nov sistem, da se izognemo glavobolom in nočnim moram?
Preberi več
X

Ne zamudite naših novic

Sporočila pošiljamo enkrat mesečno, nanašajo pa se na nove zapise, priročnike, dogodke in druge koristne vsebine s področja dokumentnih sistemov in SAP rešitev.