Kako pogosto v vašem podjetju zavlada stanje mrzličnega iskanja dokumentov, ko dobite najavo inšpekcije ali se morate pripraviti na obravnavo na sodišču? So dokumenti res vsi zbrani in so v celoti zbrani? Je klasičen arhiv z vsemi mapami in dosjeji res popolno urejen?
O hrambi dokumentov začnemo razmišljati šele, ko so dokumenti že »opravili svoje življenjsko poslanstvo« in jih je potrebno shraniti. Kako zagotoviti hrambo dokumentov, kot jo zahteva zakonodaja, kako narediti sistem, da bodo dokumenti po potrebi na voljo, obenem pa poskrbeti za varnost in nedotaknjenost dokumentov?
Rešitev, ki ne zataji, je zakonsko skladna e-hramba.
Kaj predstavlja zakonsko skladna varna e-hramba? To je vrsta regulatornih principov, ki so vgrajeni v rešitev, so redno kontrolirani, imajo enako dokazno vrednost kot papirni originali in prinašajo naslednje funkcionalnosti:
VARNOST: E-hramba je shranjena na varni infrastrukturi in se lokacijsko nahaja na dveh različnih lokacijah. Zanjo skrbijo strokovnjaki, ki so usposobljeni tudi za to, da vaše podatke v primeru kibernetskega napada hitro in učinkovito obnovijo.
ENOSTAVNOST IN DOSTOPNOST: Znotraj e-hrambe imate lahko dokumente tako dobro organizirane, da jih naslovniku lahko posredujete v paketu z le nekaj kliki. Ko različne institucije od vas zahtevajo v nerazumno kratkih rokih pripravo dokumentacije, vam je na voljo z le nekaj kliki. E-hramba ohranja možnost dostopa ob upoštevanju zaupnosti!
BOLJŠA PREGLEDNOST: iskanje dokumentov in informacij zamenja dostopnost z nekaj kliki, saj ni treba iskati v fizičnem arhivu papirnih dokumentov. Možnost reproduciranja in ponovne uporabe dokumentov, obenem pa so opremljeni z metapodatki, ki so razumljivi in urejeni.
CELOVITOST IN AVTENTIČNOST: e-hramba omogoča, da dokumenti obsegajo vse sestavne dele, obenem pa zagotavljajo dokazljivo neokrnjenost in nespremenjenost. E-hramba zagotavlja pristnost dokumentov in ujemanje z originalom, prav tako povezljivost z izvirnim gradivom pri nastajanju dokumentov. Časovno nespremenjenost zagotavlja časovni žig, ki velja pet let in se avtomatsko obnavlja.
ZAKONSKA SKLADNOST: hramba poslovnih dokumentov natanko ustreza zakonskim predpisom.
STROŠKOVNA OPTIMIZACIJA: Ne le, da vam v podjetju ni treba skrbeti za prostor, v katerem imate arhiv, z njim pa povezani tudi stroški požarne varnosti, dostopa do arhiva, sprosti se vam prostor in stroški arhiviranja dokumentov se občutno zmanjšajo.
POTREBUJETE POSVET, NASVET, REŠITEV?
Z našimi rešitvami v dokumentnem sistemu BusinessConnect vaše poslovne procese pohitrimo, stroškovno optimiziramo in digitaliziramo. Pomagamo vam, da ste na trgu še boljši, uspešnejši in hitrejši. Kot uporabniki dokumentnega sistema za brezpapirno poslovanje BusinessConnect imate že v sistemu vgrajeno reaktivacijo dokumentov, pošiljanje dokumentov v e-hrambo, avtomatsko časovno žigosanje …
Dovolite, da vam predstavim prednosti, ki jih imate pri elektronski hrambi dokumentov kot uporabnik dokumentnega sistema BusinessConnect. Pišite mi na igor.stojcevic@avtenta.si.
