Val tehnoloških inovacij, ki smo mu v zadnjih letih priča, močno spreminja načine, kako živimo in delamo, priprave nanje pa za podjetja še nikdar niso bile bolj nujne in bolj zapletene. A zdi se, da je zavarovalniški družbi Adriatic Slovenica z implementacijo dokumentne rešitve BusinessConnect, ki ji je pomagala preoblikovati notranje delovanje, poenostaviti procese, pospešiti rast in omogočiti razvoj sodobnih digitalnih rešitev, uspelo prav to. Najti poslovno rešitev prihodnosti.
Adriatic Slovenica
Ustanovitev: 1990
Dejavnost: sodobne zavarovalniške rešitve
Velikost: več kot 1000-članska ekipa
Obseg dela: 600 tisoč zavarovancev
“V prvi vrsti smo želeli optimizirati procese za hitrejše in bolj pregledno poslovanje,” vzgibe za prehod na digitalizacijo poslovanja orisuje Sebastjan Černak, član ekipe Informacijske tehnologije pri Adriatic Slovenica, d.d.
Zavarovalnica, ki danes uspešno posluje na dveh tržiščih z več kot 376 poslovalnicami, 600 tisoč zavarovanci in nekajkrat toliko pogodbami, računi in zahtevki, ki jih je treba vsako leto obdelati, si ročnega načina poslovanja namreč ni mogla več zamišljati.
“Iz leta v leto je delo postajalo bolj zamudno, vse manj pregledno, pa tudi vse dražje,” dodaja Černak.
Rešitev, ki sliši na ime BusinessConnect
Enega izmed glavnih razlogov, zakaj so se pri Adriaticu Slovenici odločili za sistem za upravljanje informacij in dokumentov BusinessConnect, Sebastjan Černak vidi v njegovi odlični zasnovi, saj so lahko dokumentni sistem z manjšimi dopolnitvami uvedli že v prvi fazi, ne da bi pri tem spreminjali obstoječi način dela.
Šele v naslednjih fazah so dokumentno rešitev postopoma prilagajali potrebam zavarovalnice po optimizaciji procesov in večjih prihrankih ter jo povezali z zalednimi sistemi.
Rezultat?
“Digitalizacija je povsem spremenila in poenostavila naše delo,” je izpostavil Černak.
Po štirih letih uporabe je dokumentni sistem, vezan na vsa področja delovanja, postal srce zavarovalnice.
Z njim so denimo lahko:
- prihranili pri pošiljanju pisemske pošte med poslovnimi enotami,
- bistveno skrajšali čas za iskanje zaključene dokumentacije,
- znižali stroške arhiviranja dokumentacije, saj jim ni več treba najemati zunanjih lokacij.
Najbolj očitno spremembo pa Černak vidi v procesu likvidacije vhodnih računov: “Prednosti so vidne že ob prejemu dokumenta, saj nekaj ‘korakov', kot na primer, ali je račun poslan po pošti v posamezno enoto, v kakšnem stanju je račun, kdo ga je že potrdil in kdo ne, z digitalizacijo enostavno izgine! Naenkrat imaš nadzor nad dokumentom skozi njegovo celotno življenjsko obdobje, kar pred tem ni bilo povsem mogoče.”
A hitro je postalo jasno, da lahko svoje zavarovalniško poslovanje z digitalizacijo povsem modernizirajo in ga še bolj približajo končnim odjemalcem. Kot glavne izzive tako danes vidijo vzpostavitev sistema za vključevanje uporabnikov, razvoj sodobnih spletnih in mobilnih rešitev, razvoj API-jev za potrebe API-ekonomije ter integracijo teh rešitev z zalednimi sistemi. Skratka nekaj, česar si po mnenju Černaka pred vpeljavo BusinessConnecta sploh niso mogli predstavljati.
Brez izzivov pri uvajanju sprememb seveda ne gre
Četudi so pri Adriatic Slovenici dobro razumeli potrebo po digitalizaciji, brez ovir ni šlo. Največjo je predstavljalo vprašanje, kako na spremembe pripraviti zaposlene, ki so desetletja sledili ustaljenemu vzorcu dela. Hitro namreč lahko pride do odpora, nezaupanja in celo strahu.
“Za uspešno uvajanje sprememb so ključni zaposleni,” je prepričan Černak. Svoje kadre so na novosti zato pripravljali tako, da so jih neposredno vključili v proces posodobitev in prisluhnili njihovim predlogom, nato pa jih za potrebe sprememb dodatno izobraževali in izpopolnjevali.
Seveda procesni tehnolog odločilno vlogo vidi tudi v vodstvu, ki je zaupalo analizam, odločitvam in usmeritvam projektne ekipe.
Kako lahko digitalizacija poslovanja koristi vam?
Digitalizacija poslovnih procesov je učinkovit način, kako zmanjšati odvisnost od papirja pri vsakodnevnem delu. S sistemom, ki raste skupaj s potrebami vašega poslovanja, lahko:
- standardizirate avtomatizirano obdelavo dokumentov v podjetju,
- povečate produktivnost zaposlenih in zmanjšate čas obdelave tudi za 15 %,
- vzpostavite pregled nad procesi potrjevanja dokumentov,
- zmanjšate stroške tiska, fizičnega prepošiljanja dokumentov ipd.
Ste tudi vi odločeni za spremembo?