Pri kom je dokument, kakšne spremembe so bile vanj vnesene, v kateri fazi je dokument – pri klasičnem papirnem dokumentu je množica vseh sprememb nepregledna, nadzor nad procesom je težko sledljiv in zato je težko odgovoriti na ta vprašanja.
V dokumentnem sistemu pa je nadzor in transparentnost postopka zelo enostavna. Kako vam dokumentni sistem olajša delo, ko ima dokument več deset različic?
KATERE SPREMEMBE SO ZABELEŽENE V REVIZIJSKI SLEDI?
Vsak vpogled in vsaka sprememba kogarkoli in v katerikoli dokument je v dokumentnem sistemu zabeležen. Vidni so podatki, kdo je kdaj dostopal do dokumenta in kaj je z njim počel.
- Četudi uporabnik dokument zgolj odpre, ne da bi karkoli spremenil, se zabeleži, kdo je ta dokument odprl, ura in datum dostopa do dokumenta.
- Če uporabnik karkoli spremeni, se zabeleži sprememba.
- Če si uporabnik dokument zgolj shrani na disk, sistem zabeleži uporabnikov prenos dokumenta, obenem pa dokumentni sistem omogoča tudi možnost vodnega žiga, s čimer je na dokumentu vidno, kdaj in kdo ga je prenesel oziroma shranil.
ALI SE LAHKO DOKUMENT IZBRIŠE?
Dokumentni sistem GovernmentConnect je akreditiran in podpira revizijsko sled. To pomeni, da naročnikove želje, ali lahko izbrišemo določeno verzijo dokumenta, ne moremo in ne smemo uresničiti. Vse spremembe so vidne in se jih ne da izničiti.
KAKO SO VIDNE SPREMEMBE?
Ko se uporabnik premika po starejših verzijah dokumenta, četudi jih je več deset, lahko natančno vidi, kakšen je bil dokument v starejših različicah, kateri podatki so bili in jih ni več v končnih različicah. Uporabniku so na voljo podatki o vsebini dokumenta in metapodatki po verzijah. Uporabnik lahko preveri, kakšen je bil dokument, preden ga je določeni uporabnik podpisal, kaj je spremenil, kakšen je bil v stanju podpisovanja. To je revizijska sled sprememb. Uporabnik nima vpliva na vmesne verzije dokumenta, spreminja lahko le najnovejšo verzijo.
KAKŠNA JE UPORABNIŠKA IZKUŠNJA V DOKUMENTNEM SISTEMU?
Dokument se ureja v urejevalniku besedila Word, nato se z ukazom »shrani« avtomatsko prenese nazaj na strežnik v dokumentni sistem GovernmentConnect. Glede na tip dokumenta lahko opredelimo, ali se dokument uporabniku odpre takoj ali pa mora navesti razlog dostopa.
KDO IMA PRAVICE DO VPOGLEDA V DOKUMENTE?
Če je namreč dokument opredeljen kot poslovna skrivnost, ali pa vsebuje osebne ali posebne osebne podatke, mora vsak uporabnik zabeležiti razlog dostopa. Tudi v času odsotnosti, ko uporabnik dodeli nekomu nadomeščanje, se beleži vsak ogled ali sprememba dokumenta. Vsak dokument je namreč sestavljen iz pravic uporabnikov, to so določila, kdo ima pravico vpogleda v dokument. Dokumentni sistem omogoča delo z različnimi stopnjami tajnosti: interno, zaupno, tajno in strogo tajno. V dokumentnem sistemu se s pravicami uredi, kdo lahko kreira dokumente z določeno stopnjo tajnosti in kdo lahko do teh dokumentov dostopa.
Več o dokumentnem sistemu pa tukaj https://www.avtenta.si/sl/dokumentni-sistemi
