Kako pogosto ste bili na robu obupa, ko ste bili odgovorni za projekt in ste med stotinami dokumentov morali iskati enega, za katerega ste bili prepričani, da ste ga pustili v točno določeni mapi, pa ga tam ni bilo, ko ste ga iskali? V digitalnem svetu so takšne skrbi nepoznane. Eden od ključnih in najbolj zaželenih modulov v dokumentnem sistemu BusinessConnect je modul Projektne mape. Namenjen je zlasti organizacijam, ki vodijo najrazličnejše projekte, tako investicijske in stroškovne kot evropske; namenjen je občinam, ki vodijo na primer gradnjo šole ali druge investicije.
Prednosti uporabe tega modula sta zlasti red in preglednost posameznega projekta. Dokumentni sistem BusinessConnect poleg tega na enem mestu omogoča revizijsko sled in opomnike, kar znatno pripore k uspešnemu vodenju posameznega projekta. Večji kot je projekt in bolj kot je kompleksen, več je dokumentacije in potreba po modulu Projektne mape zelo naraste, saj prinaša preglednost.
»Projektne mape so kot virtualni fascikli, kamor vlagamo dokumente. Zunanji dokumenti pridejo v organizacijo najpogosteje prek vhodne pošte ali po elektronski pošti na namenski naslov oziroma k določenemu zaposlenemu. Zaposleni na dokument enostavno klikne in ga prenese v projektno mapo,« pojasnjuje Mojca Skok, produktni vodja za dokumentni sistem BusinessConnect.
Vsak projekt ima določeno število standardnih dokumentov in za njih pripravimo predloge dokumentov. S tem se poenoti in standardizira vsebina, obenem pa se prihrani čas, ki bi ga drugače morali posvetiti oblikovanju in ustvarjanji posameznih dokumentov.
Modul Projektne mape omogoča tudi povezovanje projektov med sabo v projektne mape. To pride v poštev zlasti, kadar imamo v organizaciji krovni projekt in je v nekem sklopu združenih več projektnih map v eno. Ta funkcionalnost je primerna zlasti za večje projekte, ki se jih obravnava fazno, BusinessConnect pa strankam omogoča avtomatizem. Ko je na primer v prvi projektni mapi v fazi ena tip dokumenta Primopredajni zapisnik z zaključenim statusom, se stanje mape avtomatično zaključi in odpre se projektna mapa za fazo dve, kamor se shranjuje nove dokumente.
Modul Projektne mape ima tudi funkcijo Dokumenti v postopku. Ta funkcija omogoča, da v posamezno projektno mapo vlagamo serijo dokumentov v postopku. To omogoča sledenje postopku oziroma nastajanju in obdelavi posameznih dokumentov. Obenem pa tako nastaja podlaga za generične dokumente, ki jih potrebuje vodja projekta. To so zlasti dokumenti za funkcionalne specifikacije, tehnično dokumentacijo, uporabniška navodila in primopredajni zapisnik. Vodji projekta ni potrebno v projektni mapi razmišljati o predlogi, kakšen obrazec naj ustvari za nov dokument, ampak projektna mapa sama glede na tipe dokumentov ustvari obrazec.
