Občina Vrhnika, ki ima okoli 18.000 prebivalcev, je ta mesec uspešno zaključila implementacijo dokumentnega sistema za brezpapirno poslovanje GovernmentConnect. V času mandata župana Daniela Cukjatija in direktorja občinske uprave Boštjana Koprivca, je občina implementirala modul Vložišče, prav tako pa vse funkcionalnosti, ki jih občina potrebuje za poslovanje po Zakonu o upravnem postopku.
»Vsi obrazci, vloge in vhodna elektronska pošta, ki pride na splošni naslov občine, so odslej na skupnem mestu v dokumentnem sistemu in skladni z ZUP postopki,« je povedala Anita Novak, ki na Avtenti skrbi za konfiguracijo pri uvajanju dokumentnega sistema.
Kakšne bodo koristi za občane Vrhnike
Prednosti uporabe dokumentnega sistema za brezpapirno poslovanje so zlasti hitro, učinkovito in pregledno upravljanje vseh dokumentov. Poraba papirja, s tem pa tudi stroškov, se občutno zmanjša. Dokumentni sistem omogoča tudi digitalno podpisovanje, zaposleni pa lahko do dokumentov dostopajo kjerkoli in kadarkoli.
Občina Vrhnika bo že jeseni deležna dodatnih sinergij, ko se bo zaključil proces uvajanja dokumentnega sistema Krpan na vseh upravnih enotah v Sloveniji. Krpan je namreč dokumentni sistem na isti platformi kot GovernmentConnect, specializiran in prilagojen je posebej za upravne enote. Za potrebe upravnih enot so ga razvili trije partnerji, poleg Avtente in razvojne hiše Marg še podjetje Posita. Že zdaj pa dokumentni sistem GovernmentConnect v občini Vrhnika vsebuje vse izboljšave, ki so bile razvite posebej za Krpana.
Saša Špolar, ki je na Avtenti skrbela za uspešno in hitro implementacijo dokumentnega sistema v občini Vrhnika, poudarja zlasti sodelovanje vodstva občine:
»Zavedamo se, da je uvedba nove storitve, v našem primeru je to uvedba dokumentnega sistema GovernementConnect, za uporabnika zahtevna in lahko tudi stresna izkušnja. Zato je pomembno, da uporabnike dobro pripravimo na prehod in da sodelujemo pri uvajanju, prav tako pa za uporabnike pripravljamo učinkovita in koristna izobraževanja. Pri tem pa smo vedno zelo veseli vključitve in podpore vodstva, ki s svojo zavzetostjo še dodatno motivirajo svoje zaposlene. Kajti vedo, da bodo z uvedbo dokumentnega sistema pohitrili postopke in olajšali delo vsakemu uporabniku. Brez podpore vodstva je vsaka uvedba nove storitve zelo verjetno obsojena na propad.«
