Kako pogosto slišite izgovor, da nekdo ni vedel, kaj je bilo sprejeto na upravi in da je pozabil, da bi on moral poskrbeti za uresničitev tega sklepa? Kako pogosto se jezite, ko iščete sklep kolegija, kaj se dogaja z njim in kdo mora kaj opraviti?
Naj vam opišemo, kako dokumentni sistem olajša delo vsem, ki so vpeti v pripravo in vodenje sestankov, kolegijev, sej uprav in nadzornih svetov. Predvsem pa, kako enostavno je bdeti nad izvajanjem sklepov, ki so bili sprejeti. Spodaj opisane funkcionalnosti v dokumentnem sistemu so značilne za modul Seje.
Ta modul omogoča sledenje sprejetim sklepom: kdo je že kaj naredil in kdo mora v določenem času še kaj narediti, sledi se aktivnostim zadolženega za izvajanje sklepa. Izgovori, da nekdo ni bil obveščen, odpadejo: prek elektronske pošte je obveščen, da mu je bila dodeljena zadolžitev, z rdečimi oznakami je vidno, kaj so posameznikove konkretne zadolžitve.
Spletno glasovanje in virtualna izvedba seje
Na sejah se praviloma obravnava zahtevna gradiva, ki se jih predhodno pripravi in tudi predlog sklepa. Vse to gradivo se prenese na sejo, kjer se ga obravnava in dopolnjuje. Seveda pa sistem nujno ne zahteva pripravo gradiva vnaprej, iz izkušenj vemo, da se gradivo pogosto piše na sami seji. To pa je tudi ena od pomembnih prednosti modula Seje v sistemu, da udeleženci seje sproti vidijo, kakšno gradivo se piše neposredno med sejo. Tako so vsi udeleženci seje vpeti v materijo, o kateri se razpravlja. Sistem omogoča tudi korespondenčne seje, pri čemer je omogočeno tudi spletno glasovanje. Seveda je ob sklicu seje možno dodati tudi link do spletnega orodja Microsoft Teams.
Dokumentni sistem podpira celoten postopek arhiviranja, pri čemer je treba poudariti, da je hranjenje sej avtomatizirano; zelo natančno je namreč določeno, v kateri klasifikacijski razred sodi posamezna seja. Še en vidik je pomemben pri arhiviranju, in sicer varnost in pravice za vpogled v arhiv dokumentov. Dostopi so namreč vezani na pravice posameznih uporabnikov dokumentnega sistema. Revizijska sled je vidna skozi vse postopke, vidi se namreč, kdo je dostopal do dokumenta. Če želite dokument natisniti, je na njem vodni žig. Kako pa je z dokumenti, ki so označeni kot poslovna skrivnost? Ko dostopate do takšnega dokumenta, se vam najprej na njem prikaže dlan, ki vam preprečuje vpogled. Če imate pravice za vpogled, morate najprej utemeljiti razlog za dostop, in ta utemeljitev se tudi shrani-to pomeni, da je vedno možno rekonstruirati, zakaj je nekdo dostopal do dokumentov s poslovno skrivnostjo. Na tem mestu je treba še poudariti, dadokumentni sistem podpira skladnost podatkov z GDPR.
Kaj pa omogoča dokumentni sistem organizacijam, ki imajo manj sodelavcev in niso kompleksno organizirane?
Tem je na voljo enostavna mapa z wordovim dokumentom, ki se jo prenese v sistem. Vseeno olajša delo, kajti zadolženi za sklep dobi nalogo (task) in rok za izpolnitev te naloge.
Pa še to: Dokumentni sistem je modularen sistem, kar pomeni, da lahko za vaše podjetje ali organizacijo vzamete različne oziroma zgolj posamične module s specifičnimi funkcionalnostmi. Vas zanima več o možnostih in priložnostih, kako voditi seje uprav? Pošljite nam vprašanja na mojca.skok@avtenta.si na katera vam bo odgovorila vodja produkta Mojca Skok.
Pa še to: BusinessConnect je modularen sistem, kar pomeni, da lahko za vaše podjetje ali organizacijo vzamete različne oziroma zgolj posamične module s specifičnimi funkcionalnostmi. Vas zanima več o možnostih in priložnostih, kako voditi seje uprav? Želite, da vam na vaš elektronski naslov pošljemo predstavitev modula seje uprav? Pošljite nam vprašanja na mojca.skok@avtenta.si, na katera vam bo odgovorila vodja produkta Mojca Skok.
