Je za komunalno podjetje še vedno dovolj učinkovito, da ena oseba v podjetju v koledar vnaša podatke, pri kateri stranki je treba opraviti posamezno storitev, nato vodja razpošlje svoje delavce na teren, ko ti opravijo storitev, izpolnijo papir z delovnim nalogom in ga vrnejo svoji vodji, ki ta delovni nalog potrdi in pošlje pristojni osebi v podjetju, da izstavi račun in ga s klasično pošto pošlje stranki …
Če ste uspeli do konca prebrati prejšnjo poved in se niste vmes izgubili, potem razumete, da je v digitalni dobi treba takšne procese občutno skrajšati in pohitriti. Digitalizacija je proces, ki nikakor ne teče mimo komunalnih podjetij.
Dokumentni sistem GovernmentConnect, ki ga ponuja Avtenta, hčerinsko podjetje Telekoma Slovenije, namreč omogoča popolno brezpapirno poslovanje za komunalna podjetja. V praksi pa to pomeni predvsem hitre in zanesljive poslovne procese, ki se izvajajo izključno v enem sistemu. Digitalizacija namreč komunalnim podjetjem prinaša priložnost, da izkoristijo in optimizirajo svoje poslovanje, da digitalizirajo delovne naloge in da izkoristijo prednosti digitalnega podpisa.
Naštejmo le tri ključne razloge, zakaj digitalizirati komunalno podjetje in mu s tem občutno dvigniti storilnost, prijaznost do strank in vrednost.
- Z modernizacijo poslovanja se ugled podjetju nedvomno poveča. Uspešno vodstvo, ki izkoristi priložnosti za moderno poslovanje, dokaže svojim lastnikom in strankam, da sledi najsodobnejšim trendom in da mu je mar za potrebe strank in interese lastnika.
- Digitalizacija in vpeljava dokumentnega sistema prinese optimizacijo poslovanja. V tradicionalnih poslovnih procesih, kjer se na primer uporablja tradicionalne delovne procese, se veliko informacij izgubi. Da se delovni nalog, opisan na začetku tega članka, vrne nazaj v podjetje in da se račun potrdi, lahko traja tudi dva tedna. Z digitalnimi delovnimi nalogi, ki jih omogoča dokumentni sistem, se informacije ne izgubljajo, na naročila se ne pozabi, plačilna disciplina pa se izboljša.
- Ne le, da vpeljava dokumentnega sistema optimizira delovno-operativne procese, uporaba dokumentnega sistema omogoča tudi stroškovno optimizacijo.
Seveda bo pomislek, ali bo za digitalizacijo poslovanja potreben preskok v navadah in razmišljanju uspel le pri pisarniškem osebju v komunalnem podjetju in kaj je potrebno, da bo tudi operativno osebje oziroma delavci na terenu začeli uporabljati novi sistem. Glede na to, da praktično vsi uporabljamo pametne mobilne telefone in da je dokumentni sistem GovernmentConnect praktična aplikacija, izkušnje kažejo, da je ta skrb odveč. Koristi so namreč takoj vidne, uporabniki pa se nanj zelo hitro navadijo.
Zakaj dokumentni sistem GovernmentConnect?
Zakaj vodja produkta GovernmentConnect Mojca Skok komunalnim podjetjem priporoča, da v svoje poslovanje vpeljejo dokumentni sistem?
Ker je to najboljši produkt, ki se stalno razvija in je univerzalno prisoten v vseh panogah. Ker je konfigurabilen oziroma sestavljen, ni potrebno programiranje za vsako novo funkcionalnost. Ker je spletna aplikacija in ves čas deluje. Odlikuje pa ga tudi to, da uporabnik lahko elektronsko podpre najprej najbolj kritične procese, potem pa nadgrajuje še ostale.«
Komunalna podjetja uporabljajo predvsem naslednje module dokumentnega sistema GovernmentConnect: Vložišče oziroma glavna pisarna, prek katerega gre vsa vhodna in izhodna pošta, interna distribucija dokumentov, potrjevanje in digitalno podpisovanje ... Modul Likvidacija podpira delo s knjigovodskimi listinami, nudi podporo procesu elektronskega potrjevanja ter po potrebi integracijo z zalednim sistemom ERP. Modul Prodaja pa vsebuje vse storitve, ki jih opravlja komunalno podjetje, dokumentni sistem pa pripravi delovni nalog, s katerim gre delavec k stranki. Modula Pogodbe in Projekti podjetju omogočata upravljanje s pogodbami in učinkovito vodenje projektov, kjer se ne izgubi nobena pogodba ali dokument, kjer sistem samodejno opozarja na roke in zato ni zamud.
Vas zanima, kako enostavno in hitro lahko dokumentni sistem GovernmentConnect vpeljemo v vaše komunalno podjetje? Pišite nam na sasa.spolar@avtenta.si, potrudili se bomo, da vam hitro odgovorimo.
