Dokumentni sistem GovernmentConnect je lani podjetjem in organizacijam, ki ga uporabljajo, omogočil nemoteno delo. Možnosti brezpapirnega poslovanja in dela od doma, obenem pa visoka stopnja varnosti in zaščite osebnih podatkov so odlike GovernmentConnecta. Tokrat vam predstavljamo kadrovski modul, ki vam bo znatno pomagal pri lažjem vodenju vaših zaposlenih. Odgovarjamo na tri ključna vprašanja:
1. Kaj nam omogoča kadrovski modul v dokumentnem sistemu GovernmentConnect?
Kadrovski modul je spletna aplikacija, do katere imajo zaposleni dostop od kjerkoli, obenem pa jim omogoča, da ni treba vlog nikamor pošiljati. Pred epidemijo je prevladoval strah, da osebni podatki v elektronski obliki niso dovolj varni in da lahko pride do zlorab. A prav epidemija je pospešila, da se vsi kadrovski podatki pošiljajo v elektronski obliki. Dokumentni sistem GovernmentConnect odlikuje, da je varen, zaposleni lahko dostopa do dokumentov z osebnimi podatki le za svoje dokumente, obenem pa obstaja jasna revizijska skled, ki omogoča sledljivost vseh vpogledov v dokumente.
2. Kaj najpogosteje vključuje kadrovski modul?
Najpogosteje so v kadrovskem modulu shranjene:
- Vloge za odsotnost;
Ko zaposleni želi prijaviti dopust ali želi izkoristiti presežek ur, ne potrebuje iskati nadrejenega ali mu pošiljati maila s prošnjo za odsotnost, vse to opravi v kadrovskem modulu. Obenem pa se nadrejeni ne more izgovarjati, da ni vedel za odsotnost zaposlenega, saj ima v kadrovskem modulu popoln pregled nad prisotnostjo.
- Odločbe o dopustih
Zaradi dela od doma bi bilo lani težko vsakemu zaposlenemu izročiti natisnjeno odločbo o številu dni, ki mu pripada kot dopust. Kadrovski modul za vsakega zaposlenega shrani odločbo o dopustu, zaposleni jo preveri. Če se z njo ne strinja ali meni, da je prišlo do napake pri izračunu, jo pošlje nazaj v kadrovsko služno.
- Plače
Razloga, da bi moralo podjetje še vedno natisniti plače in jih v papirni obliki poslati svojim zaposlenim, ni več. Zaposleni imajo dostop do svoje plačne liste v GovernmentConnectu. Ko je plačna lista naložena v sistem, dobi uporabnik po elektronski pošti plačo v pdf obliki, ta dokument pa je zaklenjen z geslom.
- Personalne mape, ki vključujejo pogodbe, anekse, različne sklepe, zdravniška potrdila, certifikate …
Vse personalne mape so shranjene v dokumentnem sistemu GovernementConnect. Dostop do njih ima samo kadrovska služba. Zaposleni mora za vpogled oziroma dostop do svoje kadrovske mape zaprositi. Zaposleni namreč ni nosilec kadrovske mape, ampak je to kadrovska služba.
3. Kaj kadrovski modul olajša nadrejenemu pri vodenju zaposlenih?
Kadrovski modul nudi ključno pomoč nadrejenim s pregledom prisotnosti in načrtovane odsotnosti, kar je zlasti pomembno za organizacijo dela v času dopustov. Naj razložimo na dveh konkretnih primerih: Zaposleni v dokumentnem sistemu odda vlogo za dopust, ki jo nadrejeni dobi v elektronski obloki v potrditev. Obenem se ta vloga zabeleži v koledarju odsotnosti, kar nadrejenemu omogoča pregled nad odsotnostmi zaposlenih v določenem časovnem obdobju. Drugi primer je oddaja vloge za kompenzacijo presežnih ur. Dokumentni sistem pri tem beleži podatke iz aplikacije za beleženja časa, kjer se kaže presežek ali pa primanjkljaj ur. Ob tem pa je treba poudariti, da dokumentni sistem še vedno pušča nadrejenim odgovornost, da odobrijo ali zavrnejo vlogo zaposlenim.
Imate vprašanja? Z veseljem vam bomo odgovorili nanje. Pišite nam na sasa.spolar@avtenta.si.
