Podjetja vseh velikosti vse bolj in bolj posegajo po rešitvah za brezpapirno poslovanje, s pomočjo katerega si poenostavijo delo, znižajo stroške in bistveno izboljšajo učinkovitost vseh segmentov delovanja. Pogosto je prvi stik s tem novim načinom dela povezan z negotovostmi, celo strahovi, da bo »računalnik« kar prevzel delo poslovnih sekretarjev. Tako je menila tudi Ajda, vodja pisarne v velikem podjetju z deset let delovnih izkušenj. Na njeno veliko presenečenje je sistem za brezpapirno poslovanje olajšal njeno delo in jo obenem naredil še mnogo bolj nepogrešljivo za sodelavce in vodstvo podjetja.
Dokumenti imajo neskončno namenov, a le dva začetka
Podjetja in javne institucije se ukvarjajo z zelo različnimi izzivi, ki so vsi prej ali slej zapisani v takšnem ali drugačnem tipu dokumenta – kosu papirja, ki ga natisnemo, primemo v roko in nesemo s seboj na usklajevanje s sodelavci. Ne glede na pestrost vsebine poslovnih dokumentov, vsi postanejo del podjetja zgolj na dva načina: ustvarimo jih sami ali jih prejmemo od drugih. In takrat se šele začne nepregledno ukvarjanje s paprijem. »Prav v tem smislu me je sistem za brezpapirno poslovanje najbolj presenetil, ko sem se prvič spopadla z njim. Kar naenkrat so vsi dokumenti bili pred menoj, prejeti, ustvarjeni, odposlani, arhivirani« je naštevala Ajda in dodala, da je bila zelo nezaupljiva do tega, kako bodo dokumenti odslej le še na računalniku in nič več na njeni mizi. Vendar kmalu je ugotovila, da ta nov način poslovanja prispeva bistveno bolj k njenemu osebnemu uspehu in uspehu podjetja, kot le z višjo stopnjo urejenosti pisarne.
Prav tako tudi znotraj podjetja nastaja kup dokumentov, ki jih moramo odpremiti skozi izhodno pošto, še prej pa poskrbeti za podpis. V tem primeru dokumente pripravljamo, usklajujemo, vodimo, zaključujemo in posredujemo.
Z uvedbo rešitve za brezpapirno poslovanje Ajda ne prejema več pošte v mapi iz vložišča, kot tudi ne pošilja lastne ustvarjene dokumente naokrog po e-pošti. Sedaj vhodne dokumente, ki prihajajo skozi različne kanale (e-pošta, faks, fizična pošta, preko spletnih obrazcev) vidi neposredno v dokumentnem sistemu. Pri tem lahko gre za različne tipe dokumentov, za dopise, obvestila, račune, pogodbe, ki se obravnavajo skozi različne poslovne procese.
To je možno, ker se vhodna pošta digitalno zajame (skenira) v vložišču, nato se uvrsti v ustrezno vsebinsko področje in posreduje končnemu naslovniku znotraj podjetja. Tudi fizične knjigovodske listine vstopajo v dokumentni sistem na ta način, e-računi pa se prevzemajo elektronsko in se skupaj z metapodatki samodejno prenesejo. Knjigovodskim listinam, ki gredo skozi proces likvidacije, se bodisi ročno ali samodejno dodajo potrjevalci in podpisniki, ob likvidaciji pa se potrditev obenem prenese tudi v finančno-računovodski sistem. Vse to steče samodejno, Ajda in njeni sodelavci se zgolj ukvarjajo z vsebinskim pregledom, usklajevanjem in potrditvijo.
Nič več opominjanja po telefonu
V preteklosti je namreč Ajda pogosto morala čakati na sodelavce, ko je prosila za priloge k pogodbam ali pripravljala gradiva za sejo uprave/kolegije. Prav tako je bilo treba opominjati posameznike, da se bližajo roki za potrjevanje ali pripravo dokumentov. Sedaj ima vsa aktivna gradiva v dokumentnem sistemu, vse zaključene zadeve pa v digitalnem arhivu. Poleg posameznega dokumenta, ki jo zanima, vedno vidi vse priloge, komentarje, zaznamke in datume potrditve ali dopolnitev. Na ta način lahko vodstvu bistveno hitreje pripravi gradiva za razpravo ali odločanje.
Načrtovanje je ključno za doseganje pozitivnih učinkov
Uvedba dokumentnega sistema prinaša res ogromno prednosti in opolnomoča poslovne asistentke in asistente, da delajo lažje in bolje. Vendar obenem ta nadgradnja delovnega procesa povzroča določene spremembe z vidika organizacije. Zato se je na tovrsten projekt potrebno temeljito pripraviti v fazi načrtovanja uvedbe rešitve, pri čem je v veliki meri uspeh odvisen od izbire pravega in izkušenega ponudnika. Enako velja za samo izbiro prave rešitve, saj je v tehnologiji zelo malo razlik, po drugi strani pa je veliko razlik v uporabniški izkušnji in prav slednja mora biti čim bolj prijazna, razumljiva in ne sme zahtevati veliko prilagajanj ter privajanj.
Vendar vloženi trud se seveda občutno obrestuje, saj podjetje z rešitvijo za brezpapirno poslovanje dobi hitro dostopen in varen centralni arhiv dokumentov ter za vselej prekine s prakso zamudnega iskanja gradiv ter obenem vzpostavi boljši nadzor nad dogajanjem z dokumenti. Z uporabo dokumentnega sistema se operativni dokumenti ne izgubljajo več, poleg tega so varno shranjeni, hitro dostopni in na voljo le pooblaščenim osebam. Pregled nad pogodbami in aneksi nam prinaša prihranek, saj se z uporabo opomnikov izognemo vsem stroškom, vezanih na zamudimo odpovedi/podaljšanje pogodbe oz. nevšečnostim, da imamo časovni interval, ko pogodbeno nismo pokriti. Ni večkratnega kopiranja in tiskanja poslovne dokumentacije ter nepotrebnega arhiviranja večjega števila kopij enega dokumenta, občutno se skrajša čas likvidacije fakutur in zaposleni imajo manj obremenitev zaradi opravkov s papirnatimi dokumenti. Prav tako je sledljiva odgovornost posameznikov za delo z dokumenti in s tem, ko se bistveno manj dokumentov tiska, se obenem bistveno manj obremenjuje okolje.
Vse to so dejavniki, zaradi katerih Ajda po uvedbi dokumentnega sistema nima zgolj lepo pospravljene mize brez kupov papirja, ampak je obenem pri svojem delu mnogo bolj učinkovita in vidno bolj cenjena v očeh sodelavcev ter vodstva.
Hitrejše sklicevanje sestankov
Prednosti celovitega sistema za upravljanje dokumentov so večplastne, saj le-ta ureja celoten tok dokumentov, torej zajem, evidentiranje podatkov, ustvarjanje novih dokumentov, izvedbo različnih poslovnih procesov, hranjenje digitalnih dokumentov in elektronsko izmenjavo digitalno podpisanih dokumentov. Iz tega razloga ga lahko uporabi tudi na tistih področjih dela, ki so organizacijsko močno odvisna od dokumentov, na primer sklicevanje sej ali kolegijev ter vodenje ISO dokumentacije. Zato Ajda sedaj porabi bistveno manj časa za organizacijo sej/kolegijev, saj sproži sklic kar v dokumentnem sistemu in ob uvrstitvi posameznih točk na dnevni red določi nalogo sodelavcem, da pripravijo ustrezno gradivo. Na ta način se kakovost sej/kolegijev izboljša, saj so udeleženci bolj pripravljeni in se lahko namesto poročanju o minulem delu celovito posvetijo razpravi ter odločanju. Vsi sprejeti sklepi se zavedejo v dokumentnem sistemu, kjer se tudi sledi realizacija, zadolženi sodelavci prejmejo opomnike po e-pošti in Ajda ima pregled celotnega stanja v nadzorni plošči dokumentnega sistema.
Kje začeti?
Seveda ne gre uvesti tovrstno spremembo čez noč. Priporočljivo je, da se kot prvi korak k vzpostavitvi brezpapirnega poslovanja uvede podpora procesom likvidacije, vodenja potnih nalogov in upravljanja prisotnosti ter odsotnosti. S tem se vsi omenjeni procesi v celoti uredijo brezpapirno, torej začnejo in zaključijo se v e-obliki. Dokumente pripravijo zaposleni sami s pomočjo predlog v dokumentnem sistemu, nato gredo skozi elektronski proces potrjevanja in podpisovanja. Končni rezultat je odobren (v primeru potnega naloga tudi obračunan) dokument in izveden prenos podatkov in stanj v zaledne sisteme (Sistem za evidentiranje prisotnosti, IS Plače, Glavna knjiga). V okviru procesa imamo vpoglede v različna poročila, kot so razpoložljivost oziroma zasedenost službenih vozil, koledarski pregled odsotnosti, stanje dopusta.
Prihranimo čas in imamo varno urejeno arhiviranje
S tem občutno skrajšamo čas obdelave dokumentov, takoj najdemo pravo verzijo dokumenta, vidimo vso zgodovino dokumentov, hitro lahko pošljemo dokumente v potrjevanje in podpisovanje, ne skrbi nas zakonska skladnost postopkov saj je naša zahteva, da je rešitev akreditirana pri Arhivu RS, imamo revizijsko sled in varno hrambo dokumentov. Imamo mobilni dostop do vsebin in imamo omogočeno digitalno podpisovanje dokumentov.
