Kako vizionarska in pravilna je bila že pred petimi leti odločitev za dokumentni sistem BusinessConnect, so v celjskem podjetju Kovintrade, vodilnem trgovcu na področju metalurških polproizvodov pri nas, ponovno spoznali v lanskem letu. Od 200 zaposlenih v Celju jih že od lanskega marca dela polovica na daljavo.
Član Kovintradove uprave za finance, računovodstvo in informatiko Jure Rojc kot prvo prednost sistema BusinessConnect izpostavlja prav možnost za učinkovito delo na daljavo. »Omogoča nam spremljanje in obdelavo različnih dokumentov. Vse prejete račune pregledamo, jih podpišemo in likvidiramo. Naš računovodja jih nato na daljavo integrira v sistem SAP.« Rojc kot naslednjo prednost sistema BusinessConnect izpostavlja prav možnost direktnega prenašanja računov v sistem SAP, kjer jih evidentirajo in arhivirajo. V Kovintradu imajo skupno 145 licenc za BusinessConnect, za zdaj sistem sicer uporabljajo 103 zaposleni v Celju, zlasti modul vložišče.
Cilj je popolna digitalizacija poslovanja
»Bili smo med prvimi, ki smo v Sloveniji uvedli digitalne dokumente v naše poslovanje. Naš cilj je, da celotno poslovanje povsem digitaliziramo v letu 2023. Letos bo zagotovo 85 odstotkov našega poslovanja povsem digitaliziranega. Končni cilj pa je brezpapirno poslovanje,« pravi Rojc.
Dokumente sprejemajo v različnih oblikah: SAP, e-račun v e-slogu ali e-formi iz tujine ali kot klasična papirna pošta. Pogodbeni partnerji izvajajo podporo za prenos elektronskih dokumentov in zajemanju vhodnih dokumentov z ustrezno transformacijo za vnos v sistem SAP.
Finančne prihranke Rojc ocenjuje že danes, vendar vidi še večji napredek pri celoviti digitalizaciji in robotizaciji procesov. Z digitalizacijo poslovanja in celovitejšo uporabo sistema BusinessConnect nameravajo papirno dokumentacijo nadomestiti z elektronskimi dokumenti, vendar pa se zavedajo, da bo zaradi narave posla in izvozne usmerjenosti še vedno treba ohraniti del papirne dokumentacije.
Dokumentni sistem tudi v Pragi in Zagrebu
Skupaj s hčerinskimi podjetji in predstavništvi v desetih evropskih državah je v Kovintradu 400 zaposlenih. Kljub epidemiji je za njimi uspešno leto. Lanski prihodki so zaradi epidemije in nižjih cen jekla sicer nekoliko nižji, a bo dobiček vseeno višji kot predlani. To je zlasti posledica obvladovanja stroškov, zalog in terjatev. Pa tudi njihova uspešnost pri pridobivanju novih, sicer manjših poslov ter seveda vladna pomoč v protikoronskih paketih.
Medtem ko 60 odstotkov surovin Kovintrade kupi na tujih trgih, pa 60 odstotkov prihodkov ustvarijo s prodajo predelovalno-kovinski industriji v Sloveniji.
Dokumentni sistem BusinessConnect omogoča tudi izmenjavo dokumentov med podjetji v skupini, zato so ga pred poldrugim letom začeli uporabljati tudi v hčerinskih podjetjih v Pragi in Zagrebu prek storitve Multicompany BusinessConnect. Izmenjava dokumentov in računov med družbami v skupini Kovintrade je možna prek informacijskih sistemov SAP in Multicompany BusinessConnect.
Rojc izpostavlja časovne, kadrovske in finančne prihranke in odločenost, da bodo BusinessConnect začeli uporabljati tudi v njihovih ostalih podjetjih. S tem bodo izboljšali logistiko in optimizirali poslovne procese, obenem pa nadgradili ostale module v BusinessConnectu.
