Več kot 13 tisoč javnih uslužbencev bo dobilo novo digitalno pisarno

Konzorcij podjetij Marg, Avtenta in APS Plus bo do leta 2021 uvedel nov sodoben informacijski sistem za podporo upravljanju z dokumentarnim gradivom v javni upravi. Projekt, ki so ga poimenovali Krpan, je vreden 3,4 milijona evrov. Javno naročilo se že izvaja. Trenutno ima največ dela proizvajalec dokumentnega sistema, ki še razvija ustrezne prilagoditve, uvedba rešitve po posameznih organih javne uprave pa se bo začela prihodnje leto in se po načrtih zaključila leta 2021.

Zakaj javna uprava sploh potrebuje nov dokumentni sistem? 

Zato, ker je obstoječi star 18 let in arhitekturno ni več kos zahtevam sodobnega časa in navadam uporabnikov. Njegovo vzdrževanje in raba veliko staneta. Trenutno je nameščen v 130 organih javne uprave, upravlja 1.355 zbirk podatkov, z njim pa dela več kot 13 tisoč uporabnikov, ki bodo v naslednjih mesecih pod prste, ki upravljajo z miško in tipkovnico, dobili precej bolj prijazno in moderno aplikacijo. Osrednje srce rešitve bo Margov dokumentni sistem GovernmentConnect, ki ga bosta implementirali podjetji  Avtenta in APS Plus.

Temeljni kamen bo GovernmentConnect

Dokumentni sistem GovernmentConnect že uporablja več državnih ustanov, med drugim ustavno sodišče, ministrstvo za obrambo, finančna uprava, zavod za zaposlovanje, Univerza v Ljubljani, uradu za preprečevanje pranja denarja, upravi za javna plačila in še več drugih. Gospodarske družbe pa rešitev za upravljanje dokumentov poznajo pod imenom BusinessConnect, pri čemer velja, da se dobre prakse iz poslovnega sveta prenašajo v javno upravo in obratno. Marg bo skrbel tudi za razvoj in prilagoditev vseh potrebnih funkcionalnosti.

Rešitev bo delovala v državnem oblaku

»Naše želje oziroma zahteve so narekovale enotno centralno postavitev rešitve, ki bo delovala v državnem računalniškem oblaku (DRO) in bo integrirana z obstoječimi zalednimi sistemi, za vzdrževanje pa bodo skrbeli državni informatiki. 
Nov dokumentni sistem bo premogel posameznim organom in službam prilagojene uporabniške vmesnike in vsebine, določene funkcionalnosti bodo uporabnikom dostopne prek mobilnih naprav, naš cilj pa je postati ponudnik mikrostoritev – za podpisovanje, odpremo, številčenje itd., kar je danes svojevrsten izziv,« je ob predstavitvi povedala Kristina Valenčič, ki na MJU vodi prenovo dokumentnega sistema.

Omogočeno bo podrobnejše upravljanje nalog

Poleg številnih standardnih funkcionalnosti dokumentnih sistemov bo rešitev za javno upravo prilagojena za postopke dela z vladnimi gradivi in omogočila podrobnejše upravljanje nalog. Kot je povedala Valenčičeva, želijo nadrejeni spremljati tudi vmesna opravila zaposlenim delegiranih nalog, na voljo bo tudi upravna statistika. Med novimi funkcionalnostmi bo zaposlenim v javni upravi prav prišla enotna podpisna mapa, kjer bo uporabnik na enem mestu dobil v podpis vse dokumente, ne glede na to, kje nastanejo. Tesnejša bo tudi integracija z drugimi sistemi e-uprave, pri čemer bodo izkoristili že nekatere doslej uporabljane skupne gradnike, kot so SI-CES, SI-CAS, Pladenj ali SOVD.

Uvajanje se bo začelo prihodnje leto

Projekt Krpan bo sofinanciran tudi z evropskim denarjem, zato mora biti implementiran in v uporabi pravočasno. Implementatorja nove rešitve v organih javne uprave bosta zato dva, ki bosta poskrbela tudi za usposabljanje in podporo uporabnikov. Zanje bo novosti kar precej, enostaven in pregleden uporabniški vmesnik, ki bo prilagojen nalogam posameznega delovnega mesta, pa jim bo v izdatno pomoč.

Javna predstavitev prenove informacijskega sistema za podporo upravljanju z dokumentarnim gradivom v javni upravi je bila sicer največji magnet za obiskovalce na sejmu ZAUH, kjer se predstavljajo domači ponudniki rešitev za zajem, arhiviranje, upravljanje in hrambo podatkov.

[članek je bil objavljen v časniku Finance, avtor: Miran Varga]