Za vas smo zbrali najpogostejša vprašanja, ki se pojavljajo pri povpraševanjih o uvedbi dokumentnega sistema.
Zakaj bi uvedli dokumentni sistem?
Dokumentni sistem (na povezavi) omogoča kontrolo nad vsemi dokumenti v organizaciji na varen način.
S tem si zagotovite enotno hrambo vseh dokumentov, ki jih prejmete iz poslovnega okolja, izdelate interno za svoje lastne potrebe ali pošljete poslovnim partnerjem.
Delo z dokumenti bo učinkoviteje, hitreje jih boste prejemali, pošiljali, pripravljali in upravljali.
Posledično boste prihranili na času, vire pa boste lahko uporabili za ostale naloge v vaši organizaciji.
Smo dovolj veliki za dokumentni sistem?
Velikost organizacije ni pomembna. Pomembno je:
- Koliko uporabnikov boste imeli;
- Katere poslovne procese boste podprli;
- Kaj želite doseči oziroma rešiti z uvedbo dokumentnega sistema.
Ali mora biti dokumentni sistem certificiran?
Svetujemo, da že na začetku izberete akreditiran dokumentni sistem, saj boste na tak način delovali skladno z zahtevami in smernicami, ki jih je predpisal Arhiv RS ter skladno z zakonoma ZEPEP in ZVDAGA.
Koliko časa traja uvedba dokumentnega sistema?
Čas trajanja uvedbe dokumentnega sistema je odvisen od funkcionalnosti in poslovnih procesov, ki jih boste z uvedbo dokumentnega sistema podprli. Projekt uvedbe se giblje od dveh mesecev naprej za uvedbo vložišča in likvidacije računov.
Ali po uvedbi dokumentnega sistema še vedno potrebujemo fizične originale dokumentov?
V kolikor zajemate originalne fizične dokumente z akreditirano strojno opremo in potem te dokumente shranjujete v akreditiranem (certificiranem) dokumentnem sistemu, lahko te dokumente uporabljate v elektronski obliki skozi vse vaše poslovne procese v podjetju. Odločitev, kaj storiti s fizičnimi izvodi skeniranih dokumentov, pa je odločitev vsakega posameznega poslovnega subjekta. Če ste zakonsko zavezani, da morate pred uničenjem sprejeti še notranja pravila in jih potrditi pri Arhivu RS, vam svetujemo da tako tudi storite; ostali pa se odločite in zapišite življenjski cikel dokumenta v svojih poslovnih pravilnikih ter skladno z njim tudi ravnajte.
Ali nudite tudi svetovanje za Notranja pravila?
Nudimo tudi izdelavo notranjih pravil in s tem tudi pripravo na projekt vpeljave dokumentnega sistema v vaši organizaciji ter vpetost tokokroga dokumentov v celotno poslovanje (od zajema do uničenja dokumentacije).
