Zavod je samostojna pravna oseba s statusom javnega Zavoda. Deluje enotno za območje RS na sedežu Zavoda, 12 območnih službah ter 59 uradih za delo.
Zaradi kompleksnosti dejavnosti se v Zavodu srečujejo z velikim številom dokumentov in pred leti so se srečevali z veliko administrativno neučinkovitostjo. Iskali so varno, modularno in uporabniško naravnano rešitev, ki bi omogočala poenostavitev, nadzor in digitalizacijo različnih poslovnih procesov ter vodenje dokumentarnega gradiva skozi celotno življenjsko obdobje.
Z uvedbo poslovanja na brezpapirni način so skrajšali čas postopkov in se lahko usmerili k izvajanju strokovnih in operativnih nalog s področja dejavnosti Zavoda.
»Naša zahteva je bila, da mora biti rešitev certificirana pri Arhivu RS, saj smo želeli vzpostaviti popolnoma zakonsko skladno brezpapirno poslovanje,« je poudarila generalna direktorica, Mavricija Batič.
Zakonsko skladna digitalna rešitev
Spremembe v delovnih postopkih in prilagoditev na brezpapirno poslovanje z GovernmentConnect rešitvijo so uvajali postopoma, preko projekta. Začeli so s podpornimi procesi, obvladovanjem Odsotnosti, Potnih nalogov, Likvidacijo knjigovodskih listin/računov, Upravljanjem pogodb in naročilnic in Podporo glavni pisarni. Uspeli so preiti na brezpapirno poslovanje vseh temeljnih procesov delovanja Zavoda.
»Sedaj preko dokumentnega sistema GovernmentConnecta obvladujemo elektronsko kreiranje, spreminjanje, posredovanje, potrjevanje, podpisovanje ter hrambo digitalnih dokumentov«, je razložila generalna direktorica, Mavricija Batič.
Za prehod na elektronsko upravljanje z dokumenti ima Zavod pri Arhivu RS potrjena Notranja pravila, ki tovrstno poslovanje podpirajo in predpisujejo. Sprejem notranjih pravil je pomemben za zagotavljanje pravne veljavnosti elektronsko hranjenih dokumentov skladno z Zakonom o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA).
Pridobljene koristi
GovernmentConnect uporabljajo vsi zaposleni, o intenzivnosti uporabe pa zgovorno priča dejstvo, da so samo v lanskem letu izvedli več kot 4 milijone akcij na dokumentih. Kot pravi generalna direktorica, Mavricija Batič, smo zaposlenim olajšali delo. Skrajšali smo čas obdelave nekaterih dokumentov iz dveh tednov na dva dni, kar je izredna pridobitev. Iskanje dokumentov je hitrejše, prej se je v iskanje moralo vključiti več oseb. Pregled nad vso zgodovino uporabe dokumentov in revizijska sled sprememb je zagotovljena.
Z vidika poenostavitve delovnih postopkov je pomembna pridobitev možnost takojšnjega pošiljanja dokumentov v potrjevanje oziroma podpisovanje. Zakonsko skladna varna hramba dokumentov pa jim omogoča, da lažje obvladujejo poslovna in procesna tveganja.
Glavni izzivi
- Administrativno zamudni postopki
- Dokumenti so se zalagali in izgubljali
- Velika poraba časa za iskanje dokumentov in informacij
- Napake zaradi večkratnega vnašanja podatkov
Glavne koristi
- Nadzor nad dogajanjem z dokumenti
- Zmanjšanje števila založenih dokumentov
- Centralizacija arhiva
- Dokumenti so varno shranjeni, hitro dostopni in na voljo le pooblaščenim osebam
- Sledenje odgovornosti posameznikov za dokumente
- Lažje in hitreje iskanje dokumentov, ni zamudnega iskanja po arhivih
- Skrajšan čas likvidacije faktur ter odobravanja službenih poti in odsotnosti
- Zmanjšanje materialnih stroškov: odprava kopiranja in tiskanja poslovne dokumentacije ter arhiviranja kopij
- Skrb za okolje – odprava papirnih dokumentov, sprostitev prostora za papirni arhiv
- Dokumentni sistem je pomemben gradnik za nadgradnjo delovanja e-storitev Zavoda
