dr. Jana Babnik Gomišček
V modernizaciji poslovanja in optimizaciji procesov je izredno pomembno učinkovito upravljanje z dokumenti in podpora procesov medsebojnega sodelovanja. Z uvedbo oziroma s podporo procesov toka dokumentov se je v družbi ELES poleg hitrosti izmenjave dokumentov povečala tudi hitrost odločanja in transparentnost poslovanja. Dokumenti, ki so zbrani na enem mestu, omogočajo celovit pregled in enostavnejše poslovanje, tako za zaposlene kot za vodstvo. Z uporabo elektronskih dokumentov omogočamo varen in lokacijsko neodvisen dostop do dokumentov ter v veliki meri zmanjšamo tiskanje in porabo papirja, kar je pomemben trajnostni vidik. Pozitivni učinki uvedbe pa se nanašajo tudi na zmanjševanje stroškov tiskanja. Da je brezpapirno poslovanje nuja, je pokazala tudi epidemija koronavirusa.
Pred epidemijo koronavirusa je bilo razumevanje sodelavcev po uvedbi in uporabi BusinessConnecta zelo zadržano. Zaradi razglašene epidemije v letu 2020, s katero je večina sodelavcev čez noč zamenjala delo na delovnih mestih z delom na domu, se je spremenil tudi način in razumevanje sodelavcev glede uporabe dokumentnega sistema, saj je delo moralo potekati nemoteno. V trenutku je bilo potrebno zagotoviti potrjevanje in podpisovanje dokumentov za zunanje deležnike, skladno s zakonskimi zahtevami, vpeljavo digitalnega podpisa, odpremo dokumentov preko varnih kanalov itd. Tako so tudi največji skeptiki elektronskega poslovanja čez noč postali njegovi zagovorniki. Že med samo epidemijo smo pospešeno nadgrajevali funkcionalnosti BusinessConnect, največjo nadgradnjo pa smo v povezavi z nadgradnjo ERP sistema naredili v začetku letošnjega leta. Sedaj se nihče več ne sprašuje, ali dokumentni sistem potrebujemo ali ne, temveč na kakšen način bi se lahko izzivi, s katerimi se srečujejo uporabniki, rešili s pomočjo BusinessConnect.
Če se je že morala zgoditi epidemija, je ta vsekakor pozitivno vplivala na pospešeno digitalizacijo poslovanja ne samo v družbi ELES, temveč v celotnem gospodarstvu.